Unsere Struktur

Starkes Fundament für
langfristigen Erfolg

Summary

Die Umsetzung von Programmen birgt eine enorme Komplexität aus unterschiedlichsten Prozessen und Stakeholdern. Nur wenn alles gut abgestimmt ineinandergreift ist eine effiziente Umsetzung möglich. Aus diesem Grund gehen wir mit unserer Struktur aus 

Systematik, Coaching und Software sehr individuell auf die Bedürfnisse aller Stakeholder ein und sind so in der Lage die Komplexität zu glätten. Am Ende steuern Sie Ihr Programm, basierend Auf Daten, Dashboards und Analysen und sichern die gesteckten Ziele ab.

PROGRAMM-TOOLS

Starkes Fundament für langfristigen Erfolg

Summary

Die Umsetzung von Programmen birgt eine enorme Komplexität aus unterschiedlichsten Prozessen und Stakeholdern. Nur wenn alles gut abgestimmt ineinandergreift ist eine effiziente Umsetzung möglich. Aus diesem Grund gehen wir mit unserer Struktur aus Systematik, Coaching und Software sehr individuell auf die Bedürfnisse aller Stakeholder ein und sind so in der Lage die Komplexität zu glätten. Am Ende steuern Sie Ihr Programm, basierend Auf Daten, Dashboards und Analysen und sichern die gesteckten Ziele ab.

Unsere Härtegrad-Logik

Potenziale steuern und Maßnahmen wirksam umsetzen

Unsere Systematik – die Härtegrad-Logik – ist in unserer Software abgebildet und leitet den User durch den kompletten Prozess.

Am Beginn steht immer eine Idee. Damit wir am Ende einen messbaren Effekt generieren können, muss jede erfolgreiche Idee die zwei Phasen Opportunität und Maßnahme durchlaufen und wird dabei schrittweise mit Daten angereichert. 

Opportunity-Space

Ideen sammeln und qualifizieren

Im Opportunity-Space werden Ideen zu Opportunitäten qualifiziert, indem ihnen erste Schätzungen zu Potenzial und Umsetzungsdauer zugeschrieben werden. Zusätzlich sollte jeder Opportunität ein Handlungsfeld zugeordnet werden, z.B. Materialpreis, Produkt oder Qualität. Die Wahl des Handlungsfeldes ist abhängig von der Perspektive, aus der die Problemstellung betrachtet wird. 

Hier ein Beispiel: „Reduzierung von Produktvarianten und Erhöhung von Bestellmengen des Standardmaterials zur Reduzierung der Einkaufskosten.“ Diese Opportunität kann den Ursprung entweder im Handlungsfeld „Materialpreis“ haben oder im Handlungsfeld „Produktkosten“.

Bevor Maßnahmen in die Umsetzung gehen können, müssen zunächst Ideen generiert, zentral gesammelt und mit Informationen angereichert werden, sodass sie den Status „Opportunitäten“ erhalten. Auf dieser Basis kann eine fundierte Entscheidung getroffen werden, ob die Idee zu einer Maßnahme qualifiziert werden kann.

Eine bewährte Möglichkeit, den Opportunity Space zu füllen, ist die Durchführung eines Hebel-Workshops. Unsere erfahrenen Experten zeigen Ihnen, wie Sie in einem iterativen, systematischen Kreativ-Prozess unberücksichtigte Potenziale aufdecken und Ideen finden können. Gemeinsam legen wir Schwerpunkte fest, nutzen bewährte Methoden und generieren mit Ihren Mitarbeitern Ideen und Opportunitäten.

Die Ideen Ihrer Mitarbeiter können Sie digital in unserem Opportunity Space sammeln. In unserer Potenzial-Matrix lässt sich unkompliziert ablesen, welche Bereiche bereits abgedeckt werden. Mit wenigen Klicks erhalten Sie – basierend auf diversen Indikatoren – eine Einschätzung, wie viel Potenzial hinter den Ideen steckt.

Projektsteuerungskreis / PSK

Über die Qualifizierung der Opportunität entscheiden

Die im Opportunity-Space angegebenen Informationen bilden die Grundlage für die Entscheidung im Projektsteuerungskreis (PSK), ob Ressourcen zur weiteren Qualifizierung zur Verfügung gestellt werden und der Status „Maßnahme“ erreicht wird.

Qualifizierung

Maßnahmen mit Informationen anreichern

Mit der Qualifizierung wird der Grundstein für eine effiziente Umsetzung gelegt. In dieser Phase wird die Maßnahme möglichst genau ausgearbeitet, damit sie schnell und möglichst ohne Reibungsverluste durchgeführt werden kann. Außerdem wird bereits in diesem frühen Stadium für eine hohe Transparenz über Maßnahme, Wirkung, Zuordnung und Aufwand gesorgt. Diese Kriterien helfen Ihnen dabei, eine qualifizierte Entscheidung über die Umsetzung der Maßnahmen teffen zu können.

Die Qualität einer Maßnahme hat einen großen Einfluss auf ihre Umsetzungswahrscheinlichkeit. Je detaillierter sie beschrieben ist, desto größer sind die Erfolgschancen. Zur Beschreibung gehören u. a. die Angabe eines Verantwortlichen sowie die Beschreibung der dazugehörigen Aktivitäten. Außerdem wird für jede Maßnahme eine Methode ausgewählt. Das hat zwei Vorteile: Sie können im Methoden-Explorer ablesen, mit welcher Methode wie viel Potenzial gehoben werden. Außerdem fördern Sie so die crossfunktionale, unternehmensweite Zusammenarbeit.

Wir erklären Ihnen, mit welchen Informationen eine Maßnahme angereichert werden muss, um für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen und die Umsetzungswahrscheinlichkeit zu erhöhen. Außerdem unterstützen wir Sie bei der Auswahl geeigneter Methoden. Es ist empfehlenswert, regelmäßig auszuwerten, mit welcher Methode Sie am meisten Potenzial gehoben haben. Dabei unterstützen wir Sie ebenfalls.

In unserer Software finden Sie eine Eingabe-Maske für Maßnahmen. Dort werden mit vordefinierten Feldern alle notwendigen Informationen eingefordert, um ein vollständiges Bild über die Maßnahme zu erhalten und somit für eine hohe Qualität zu sorgen. Außerdem können Dokumente, Tabellen, Zeichnungen usw. hinzugefügt werden. Auf dieser Grundlage kann der Projektsteuerungskreis den Qualitäts-Check durchführen.

Projektsteuerungskreis / PSK

Qualitäts-Check durchführen

Bevor die Maßnahme umgesetzt wird, führt der Projektsteuerungskreis (PSK) einen Qualitäts-Check und eine Risikobewertung durch. Je nachdem, ob die Maßnahme diese Prüfungen besteht, gelangt sie in den nächsten Härtegrad.

Entscheidung

Fundierte Entscheidung über Priorisierung und Umsetzung treffen

In diesem Härtegrad wird die Entscheidung getroffen, ob die Maßnahme tatsächlich umgesetzt wird. Neue Maßnahmen werden schrittweise in die Organisation übergeben, um die Mitarbeiter nicht zu überlasten. Das Ziel ist es, eine dauerhafte ausgewogene Balance zwischen langfristigen, strategischen und kurzfristigen Maßnahmen sicherzustellen.

Jede Maßnahme muss auf ihre Vollständigkeit geprüft werden. Außerdem muss über die Priorisierung der Maßnahmen entschieden werden, da nur begrenzt Ressourcen zur Umsetzung zur Verfügung stehen. Dazu werden die Unternehmensziele betrachtet und abgewogen, welche Maßnahme zur aktuellen Situation passt. 

Wir unterstützen Sie bei der Priorisierung der Maßnahmen gemäß den Schwerpunkten, die im Vorfeld gesetzt worden sind. Dabei schöpfen wir aus unserer jahrelangen Erfahrung und können Ihnen wertvolle Empfehlungen geben. 

Der Projektsteuerungskreis (PSK) kann alle Maßnahmen, die im Härtegrad der Entscheidung stecken, auf einen Blick anzeigen lassen. Die übersichtliche Darstellung hilft dabei, schnell und fundiert darüber zu entscheiden, welche Maßnahmen umgesetzt werden sollen. Sobald die Entscheidung für die Umsetzung gefallen ist, werden die Maßnahmen in den nächsten Härtegrad übergeben und die Verantwortlichen erhalten eine Benachrichtigung.

Projektsteuerungskreis / PSK

Regelmäßig über die Umsetzung entscheiden

Der Projektsteuerungskreises (PSK) trifft sich in regelmäßigen Abständen und definiert, welche Maßnahmen im nächsten Betrachtungszeitraum zur Umsetzung gegeben werden. Kritische Maßnahmen müssen diskutiert werden. Die übersichtliche Darstellung in der Software unterstützt eine schnelle und fundierte Entscheidungsfindung.

Umsetzung

Maßnahmen zielgerichtet steuern

Während der Umsetzung werden die Aktivitäten bzw. Arbeitspakete einer Maßnahme strukturiert abgearbeitet. Durchschnittlich hat eine Maßnahme, die zum Abschluss gebracht wird, 12 Aktivitäten. Bei den Mitarbeitern sollte auf eine Balance zwischen der Bearbeitung von Maßnahmen und dem Tagesgeschäft geachtet werden. Unsere Lösung sorgt für mehr Transparenz, eine höhere Reaktionsgeschwindigkeit und bessere Übersichtlichkeit.

Die Umsetzung der Maßnahmen muss lückenlos dokumentiert werden, um nachvollziehbar und steuerbar zu sein. Zudem kann sie so im Anschluss ausgewertet und für die Zukunft daraus gelernt werden. Allen in der Software angelegten Aktivitäten sind Verantwortlichkeiten und realistische Fälligkeitstermine zugeordnet, um die Ressourcenbelastung zu bewerten und den Abschluss der Maßnahme einzuschätzen. Die Verantwortlichen halten die Fäden zusammen, lösen Schwierigkeiten und treiben die Umsetzung voran. 

Ihre Mitarbeiter sind die Treiber der Umsetzung. Sie müssen den Prozess verstehen und akzeptieren. Daher legen wir großen Wert auf die Schulung und Motivation Ihrer Mitarbeiter. Zusätzlich sollten Sie in Ihrem Unternehmen ein Performance Management Office (PMO) aufbauen, das die Überzeugungsarbeit bei den Mitarbeitern leistet. Wir stehen bei Fragen jederzeit zur Verfügung und können Sie aufgrund unserer Erfahrungen unterstützen. Bei technischen Anliegen steht Ihnen unser Support ebenfalls zur Verfügung.

Die einzelnen Aktivitäten werden detailliert in der Software dargestellt und deren Abarbeitung erfasst. Die Daten können von den Beteiligten jederzeit eingesehen werden. So wird die Umsetzung präzise steuerbar. Bei Rückfragen und anderen Anliegen können Beteiligte über verschiedene Kommunikationsmöglichkeiten kontaktiert werden. Beispielsweise können Nutzer via E-Mail über Änderungen informiert werden und der Verantwortliche kann Rückfragen zu einzelnen Aktivitäten stellen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, externe Experten einzubeziehen.

Projektsteuerungskreis / PSK

Über den Status der Maßnahmen berichten

Der Projektsteuerungskreis (PSK) hat Zugriff auf die Plattform und somit Einsicht in die Maßnahmen und deren Fortschritt. Auf dieser Grundlage kann der PSK dem Management präzise Berichte liefern. 

Bestätigung

Soll-/Ist-Daten abgleichen

Nach der Umsetzung werden die tatsächlich eingetretenen Potenziale, aufgewendeten Ressourcen und der Wirksamkeitszeitraum erfasst. Die für die Maßnahmen Verantwortlichen kontrollieren und bestätigen die Savings. Dieser Check ist insbesondere bei hohen Laufzeiten wichtig. Die Daten werden mit Schätzungen und Berechnungen aus dem Härtegrad der Qualifizierung verglichen.

Der Soll/Ist-Abgleich führt zu einer stetig steigenden Validität der Planungszahlen. Sie können durch den Vergleich aus bereits umgesetzten Maßnahmen optimieren und für die Zukunft lernen. Dadurch wird eine präzisere Steuerung des Performance Prozesses ermöglicht. 

Basierend auf Ihren Daten können unsere Experten Ihre Mitarbeiter dahingehend schulen, dass die Planungszahlen immer genauer werden. Sie lernen an eigenen Maßnahmen, wie diese in Zukunft besser formuliert und umgesetzt werden können. Meist hilft dieses Wissen auch bei der Formulierung neuer Ideen.

In unserer Software können die Verantwortlichen die tatsächlich eingetretenen Potenziale, Ressourcen und den Zeitraum bis zur Wirksamkeit eintragen. Der Soll-/Ist-Abgleich kann mit wenigen Klicks durchgeführt werden. Die Daten aller Maßnahmen werden in unserer Software gesammelt und können in übersichtlicher Form an das Top-Management berichtet werden.

Controlling Check / CC

Soll-/Ist-Vergleich anstellen und berichten

Der Abgleich der Soll-/Ist-Daten wird von den Verantwortlichen der jeweiligen Maßnahme durchgeführt und das tatsächliche Potenzial der Maßnahme bestätigt. Das Controlling erhält anschließend alle Daten, um den letzten Schritt des Härtegrad-Prozesses durchzuführen.

Wirksamkeit

Finale Bestätigung der beabsichtigten Wirkung

Umgesetzte Maßnahmen haben über den Umsetzungszeitraum hinaus Auswirkungen auf die Kennzahlen und das Unternehmen. Um sicherzustellen, dass mit der umgesetzten Maßnahme auch die beabsichtigte Wirkung eintritt, erfolgt die finale Bestätigung der Wirksamkeit separat von der Potenzial-Bestätigung.

Nachdem die Maßnahme umgesetzt und ihr Potenzial bestätigt wurde, folgt die Bewertung, ob die Maßnahme erfolgreich und wirksam umgesetzt worden ist. Ist dies der Fall, werden die Effekte gebucht und der reale Beitrag wird erkennbar. Wenn die Maßnahme nicht erfolgreich durchgeführt wurde, müssen die Daten entsprechend angepasst werden.

Es lohnt sich, in regelmäßigen Abständen die umgesetzten Maßnahmen sowie die nicht umgesetzten Maßnahmen zu analysieren, um den Prozess zu optimieren. Ihr persönlicher Ansprechpartner bei Valuedesk stellt Ihnen regelmäßig noch detailliertere Auswertungen zur Verfügung und gibt Ihnen auf Basis Ihrer eigenen Daten und der Daten vergleichbarer Unternehmen Empfehlungen, was Sie künftig noch besser machen können.

Sobald Sie die Wirksamkeit bestätigen, ist die Maßnahme abgeschlossen. Eine Übersicht aller abgeschlossenen Maßnahmen erhalten Sie mit nur wenigen Klicks, da sie die Maßnahmen nach ihrem jeweiligen Status filtern können. Mit unserer Lösung als „Single Point of Truth“ sparen Sie sich das langwierige Zusammensuchen und Aufbereiten von Daten verschiedener Abteilungen. Wenn Valuedesk unternehmensweit im Einsatz ist, brauchen Sie die Daten nicht einmal zu exportieren, sondern können gemeinsam einen Blick ins System werfen.

Annette
Benigni

BUSINESS DEVELOPMENT

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Mithilfe unserer Programm-Module können wir Ihre Herausforderungen von verschiedenen Perspektiven aus beleuchten und Ihren individuellen Handlungsbedarf ermitteln.

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