Viele Unternehmen beschäftigen sich in den letzten Jahren intensiver mit ihren Kosten. Wer bisher nur sporadisch Maßnahmen für mehr Kosteneffizienz umgesetzt hat, kann angesichts der Komplexität vieler Projekte den Überblick verlieren und die gesetzten Ziele nicht erreichen. In diesem E-Book erläutern wir häufige Fehler und wie Sie diese vermeiden können. 

Steigender Wettbewerbs- und Kostendruck, eine bisher einmalige globale Beschaffungskrise sowie rapide ansteigende Energiekosten – es gibt viele Gründe, warum Kostenoptimierungen mittlerweile zu den Top-Themen der CxOs gehören. Damit ist jedoch keineswegs radikales Cost Cutting gemeint. Was Unternehmen brauchen, sind nachhaltige und ganzheitliche Konzepte, die die Performance des Unternehmens erhalten – oder steigern. Solche „guten“ Einsparungen können den entscheidenden Vorteil gegenüber dem Wettbewerb bedeuten: Die Pandemie bietet die Chance, die Probleme, mit denen nun alle zu kämpfen haben, effektiver zu bewältigen als die anderen. Angesichts dieser riesigen Herausforderungen ernüchtert der Blick auf die Einsparerfolge in den meisten Unternehmen. Im Schnitt erreichen 4 von 5 Maßnahmen deutscher Unternehmen nie ihre Wirksamkeit.

Weniger als die Hälfte aller Unternehmen weltweit erreichen ihre gesetzten Einsparziele; in Deutschland ist es sogar nur ein Drittel (Deloitte).

Anders ausgedrückt: Zwei von drei Unternehmen scheitern an ihren Einsparzielen.

Um diese Kluft zwischen angestrebten und realisierten Einsparungen geht es in diesem E-Book. Wir teilen unsere Perspektive auf die Problemlage und unser Wissen aus über 20.000 umgesetzten Einsparmaßnahmen. Wir legen die häufigsten Fehler für effektives und effizientes Kostenmanagement offen, damit Sie diese vermeiden können, und zeigen mögliche Lösungen auf.

1. Strategie

Wenn Projekte fehlschlagen, muss man sich fragen: Waren die Weichen richtig gestellt, um zum Ziel zu gelangen? „Sag mir, wie ein Projekt beginnt und ich sage dir, wie es endet.“ Dieses Zitat von Projektmanager Gero Lomnitz sollten
Sie sich zu Herzen nehmen. Bei Ihren Savingsprojekten sollten Sie die folgenden Fehler vermeiden:

1.1 Kein klares Warum

Dem Management mag die Notwendigkeit von Einsparmaßnahmen klar sein, aber trifft das auch auf die Mitarbeiter zu? Werden Gründe und Ziele nicht offen kommuniziert, fällt es vielen Mitarbeitern schwer, mit Engagement an die Sache heranzugehen. Dann bleibt das Projekt Savings eines unter vielen. Mit schwerwiegenden Folgen: Unserer Erfahrung nach besteht für etwa 75 % der Unternehmen besteht die größte Barriere bei der erfolgreichen Umsetzung von Einsparmaßnahmen darin, dass die Mitarbeiter die Notwendigkeit oder den Nutzen nicht verstehen.

Grundsätzlich ist eine hohe Transparenz für die Mitarbeitermotivation wichtig; bei der kollaborativen Umsetzung von Einsparmaßnahmen gilt dies ganz besonders. Verleihen Sie Ihrem Savingsprojekt die nötige Sichtbarkeit und erklären Sie sich die Hintergründe nicht nur gegenseitig in Management-Meetings, sondern kommunizieren Sie sie offen.

In 75% der Unternehmen scheitern Einsparmaßnahmen an der Kommunikation mit den Mitarbeitern.

Beachten Sie dabei, dass Einsparungen im ersten Moment niemandes Lieblingsthema sind. Angestellte fürchten um Budgets, Freiräume, vielleicht sogar den eigenen Arbeitsplatz. Kommunizieren Sie mit viel Ruhe und Empathie und bereiten Sie sich auf Fragen und Einwände vor. Wenn es Ihre Situation zulässt, machen Sie deutlich, dass es sich nicht um radikale, kurzfristige Kostensenkungen, sondern um einen nachhaltigen Optimierungsprozess handelt. Wenn sich die Veränderungen auf Grundlage der Unternehmenswerte erklären lassen, steigt die Akzeptanz aufseiten der Mitarbeiter spürbar. Dann wird der Savingsprozess als konsequente und damit nachvollziehbare Entwicklung des Unternehmens wahrgenommen.

Auch das Thema Wertschätzung sollten Sie nicht auf die leichte Schulter nehmen: Wenn Ihre Mitarbeiter den Eindruck gewinnen, dass sie lediglich Sachbearbeiter sind und nichts zu den Hintergründen und Zielen erfahren sollen, dürfen Sie keine intrinsische Motivation erwarten. Dann sind gute Incentives und häufige Impulse von nöten, um den Savingsprozess aufrechtzuerhalten. Das ist sowohl fürs Management als auch fürs Team eine hohe Belastung, die Sie unbedingt vermeiden sollten.

Kurzum: Begreifen Sie den Savingsprozess als eine gute Mischung aus Top-down und Bottom-up-Ansätzen, um eine produktive Arbeitsatmosphäre zu schaffen und das Engagement der Mitarbeiter dauerhaft zu sichern.

1.2 Kein klares Wie

Wenn es gelungen ist, eine starke gemeinsame Vision zu schaffen, die Dringlichkeit der Maßnahmen und die Ziele klarzumachen, muss es im zweiten Schritt um die Details der Umsetzung gehen. Überlässt man die nun zwar hochmotivierten Mitarbeiter ohne klare Anweisungen sich selbst, kann die Komplexität des Projekts gerade aufgrund der wahrgenommenen Wichtigkeit eine lähmende Wirkung haben. In der Strategiephase fragen sich Mitarbeiter, wie Einsparungen grundsätzlich umgesetzt werden sollen. Wer leitet das Projekt? Welche Kollegen sind involviert? Wird eine neue Software eingeführt? Welche Veränderungen sind für den Alltag zu erwarten? Diese Fragen, die vermeintlich erst in der Umsetzung relevant werden, sollten Sie bereits im Vorfeld beantworten – und dementsprechend einen detaillierten Plan parat haben, bevor Sie das Thema zum ersten Mal ansprechen. Jede unbeantwortete Frage lässt Raum für Spekulationen und Unmut, der den Projekterfolg bereits im Vorfeld beeinträchtigen kann.

1.3 Über- oder unterambitionierte Ziele

Es wird Sie kaum überraschen, dass völlig unerreichbare Ziele nicht gerade zur Motivation beitragen. Das andere Extrem ist jedoch ebenfalls problematisch: Wenn nämlich Manager aus Bedenken hinsichtlich der Machbarkeit anfangs zu niedrige Ziele setzen – mit der Idee, diese nach einem frühzeitigen Abschluss noch einmal anzuheben. Dabei wird gern vergessen, dass vermeintlich schnell erreichte Ziele mit entsprechend geringer Dringlichkeit verfolgt werden. Die wenigen Aufgaben werden sich dennoch auf den gesamten Zeitraum verteilen. Setzen Sie daher lieber zu hohe als zu niedrige Ziele – im vernünftigen Rahmen.

Ziele sollten S.M.A.R.T. sein:

• specific
• measurable
• achievable
• relevant
• time-bound

1.4 Kein Kennzahlen-Framework definiert

Oftmals werden Einsparmaßnahmen begonnen und sogar mehr oder weniger umfassend dokumentiert, ohne dass zuvor ein unternehmensweites Kennzahlen-Framework definiert wurde. Für die Kommunikation zwischen Abteilungen und die Auswertung von Fortschritten und Erfolgen ist es jedoch unerlässlich, dass alle Mitarbeiter über die gleichen Key Performance Indicators (KPIs) sprechen.

Definieren Sie daher alle KPIs, die Sie zur Steuerung Ihres Savingsprozesses benötigen, im Vorfeld an zentraler Stelle. Definieren Sie außerdem die primären KPIs, an denen sich Ihr Erfolg letztendlich bemessen lassen soll.

Kennzahlen, die wir empfehlen sind zum Beispiel:

• Anteil Einsparungen in diesem und dem nächsten Jahr
• Härtegradveränderungen pro Maßnahme
• Anteil GuV-relevanter Einsparungen
• Business Contribution

2. Sammlung von Ideen

Sie haben Ihre Strategie definiert und Ihre Mitarbeiter informiert – es kann losgehen. Sie wissen, dass nur jede 5. Einsparidee erfolgreich umgesetzt wird und wollen deshalb einen konstanten Strom an neuen Ideen erzeugen, um ihre ambitionierten, aber realistischen Ziele zu erreichen. Auf welche Fehlerquellen müssen Sie in der Phase der Ideensammlung achten?