Der deutsche Mittelstand steht vor zahlreichen Herausforderungen. Eine Krise folgt der anderen, die digitale Infrastruktur muss weiter optimiert, CO2 eingespart werden. Auf lange Sicht werden in diesen unsicheren Zeiten nur Unternehmen Bestand haben, die über eine hohe Resilienz verfügen. Dazu sind ausgereifte Strukturen notwendig sowie ein stabiler Savingsprozess, der kontinuierlich Ergebnisse liefert.

Warum die Team-Motivation entscheidend ist

Einen solchen Savingsprozess im Unternehmen zu verankern, bedeutet vor allem, eine kostensensible Unternehmenskultur zu schaffen. Das Mindset der Mitarbeiter muss von einem starken Willen zur Effizienzsteigerung geprägt sein. Savings als permanenten Prozess aufrechtzuerhalten, geht nur mit, niemals gegen das Team.

Managern muss allerdings klar sein, dass die Motivation von Mitarbeitern immer aus persönlichen Zielen resultiert und nicht aus den Zielen des Unternehmens. Es ist daher entscheidend, die beiden Kategorien von Zielen aufeinander abzustimmen: Wie müssen die stellenspezifischen Ziele der Mitarbeiter gestaltet sein, um möglichst große Überschneidung mit ihren persönlichen Zielen zu haben?

Anders ausgedrückt: Wann ist das, was der Mitarbeiter tun soll, auch das, was er tun will? Monetäre Anreize sind bei Weitem nicht der einzige Hebel, den Manager haben, und oft sogar der kürzere. Aber wie sonst schafft man eine hohe Motivation im Team?

Eine motivierte Belegschaft hat viele weitere Vorteile:

• Motivierte Mitarbeiter suchen nach Wegen, Routineaufgaben besser zu erledigen (das heißt: schneller oder fehlerfreier), und legen bei neuen Herausforderungen ein hohes Maß an Kreativität an den Tag.
• Ihnen liegt die Kundenzufriedenheit am Herzen.
• Sie sind eher bereit, ihr Wissen unternehmensweit zu teilen.
• Sie geraten seltener in Konflikte.
• Sie sind seltener krank.
• Sie sind stolz auf ihre Arbeit und binden sich ans Unternehmen,
  wodurch Kosten für Neueinstellungen vermieden werden.
• Sie tragen – zum Beispiel auf Plattformen wie kununu – zu einem positiven Unternehmensimage bei, was bei der Kunden- und Talentakquisition ein entscheidender Vorteil sein kann.

7 Erfolgsfaktoren für Savings im Team

Die Mitarbeitermotivation wird von vielen Faktoren beeinflusst, auf die Sie als Manager Einfluss haben. Die folgenden Aspekte sind unserer Erfahrung nach besonders wichtig, wenn es um die Motivation im Team geht und darum, gemeinsam gewichtige Einsparerfolge zu erzielen.

1. Der richtige Start
2. Benutzerfreundliches Tool
3. Einfache Kollaboration mit Kollegen
4. Smarte Ziele
5. Management-Priorität
6. Performance Management & Incentives
7. Regelmäßige Impulse

1. Der richtige Start

Kommunikation ist das A und O, diesen klischeehaften Satz hört und liest man häufig. Unterschätzen Sie dennoch nicht, wie wichtig es ist, Mitarbeiter bei großen Veränderungen früh einzubinden und umfassend zu informieren. Folgendes sollten Sie bei der Einführung oder Revitalisierung von Savingsprozessen klären:

1.1 Das "Warum"

Prinzipiell gibt es, je nach Ausgangslage, zwei große Gründe, als Mitarbeiter einen Beitrag zu Einsparmaßnahmen zu leisten: Sicherheit oder Stolz.

Wenn eine Krise der Grund ist, dass mehr gespart werden muss, besteht im Allgemeinen bereits eine höhere Akzeptanz der Belegschaft – vorausgesetzt, Sie kommunizieren den Ernst der Lage empathisch, aber ehrlich. Kommunikation während einer Krise ist eine besondere Herausforderung, doch wenn sie gelingt und Mitarbeiter sowohl die Risiken kennen als auch realistische Chancen sehen, den eigenen Arbeitsplatz zu bewahren, lassen sich Einsparmaßnahmen ohne Widerstand durchsetzen. Zu groß ist der Wunsch nach Sicherheit des Arbeitsplatzes, als dass man nicht einige Veränderungen in Kauf nehmen würde, wenn sie das Überleben des Unternehmens sichern könnten.

Der Grund für Einsparungen muss jedoch keine Krise sein. Auch das Bestreben, besser zu werden, durch Produkt- und Servicequalität, durch Zeit- und schließlich auch durch Kosteneffizienz die Wettbewerbsfähigkeit kontinuierlich zu steigern und die Marktposition auf diese Weise zu sichern, ist ein für alle Stakeholder nachvollziehbares Motiv.

Um die Motivation bei stabilem Geschäft anzufachen, empfehlen wir, die Stärken des Unternehmens herauszustellen: Ein Gefühl von Stolz im Hinblick auf das Unternehmen ist ein wichtiger Motivationsfaktor. Wenn bei Ihrem Team der Eindruck entsteht, in bestimmten Bereichen exzellente Arbeit zu leisten und beeindruckende Erfolge zu erzielen, entsteht der Anreiz, diesen Status zu verteidigen oder auszubauen – zum Beispiel auch durch Einsparungen, die in Wachstum und Innovation re-investiert werden können.

Beachten Sie in diesem Zusammenhang das Risiko von Missverständnissen: Ein Fokus auf mehr Produktivitätssteigerung könnte Angst vor Mehrarbeit schüren, als Kritik an der bisherigen Arbeitsweise aufgefasst werden oder den
Eindruck von Gier erwecken. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Botschaft richtig interpretiert wird. Der Tenor könnte im Hinblick auf die genannten Punkte sein, dass Sie …

• vor allem redundante Arbeit vermeiden wollen (Mehrarbeit),
• nicht “besser”, sondern “noch besser” werden wollen (Arbeitsweise) und
• kontinuierliche Einsparungen nicht primär als Gewinnmaximierung, sondern als Resilienzgewinn betrachten (Motiv).

1.2 Das "Wie"

Ihre Mitarbeiter wissen nun, warum gespart werden muss. Aber unter welchen Rahmenbedingungen sollen die Ziele erreicht werden?

Hier stellen sich Fragen wie:

• Welche Abteilungen sind direkt involviert?
• Mit welchem Tool werden die Maßnahmen getrackt?
• Wie oft und in welcher Form finden Meetings dazu statt?

Auf diese Fragen sollten Sie zu dem Zeitpunkt, an dem Sie den Savingsprozess einführen, detaillierte Antworten parat haben. Manager, die nur einen halbgaren Plan vorweisen können, verlieren leicht das Vertrauen des Teams. Wenn hingegen der Eindruck einer durchdachten Strategie entsteht – detailliert, realistisch, praxisnah –, holen Sie Ihre Mitarbeiter an Bord.

1.3 Weitere Fragen

Alle weiteren Fragen Ihrer Mitarbeiter sollten selbstverständlich ebenfalls beantwortet werden, beispielsweise:

• Für welchen Zeitraum sind Einsparungen geplant? Handelt es sich um ein zeitlich begrenztes Projekt oder einen permanenten Prozess?
• Wie hoch müssen die Einsparungen sein – in diesem Jahr und danach?
• Was sind derzeit die wichtigsten Projekte, die von den Einsparungen profitieren sollen?
• Was geschieht mit zusätzlichen Einsparungen?
• Wem kommen sie zugute?

2. Benutzerfreundliches Tool

Wenn die Benutzung des Tools bereits die erste Herausforderung darstellt, wird die Mitarbeitermotivation im Keim erstickt. Es ist kein Zufall, dass Unternehmen Spezialisten im Bereich UI (User Interface) und UX (User Experience) einstellen und sich zahlreiche Blogs mit Themen rund um ein benutzerfreundliches und engagementförderndes Software-Design beschäftigen (Stichwort: Gamification).

Disclaimer: Natürlich sind wir hier nicht ganz unbefangen. Die hier geschilderten Erkenntnisse gelten aus unserer Sicht aber universell -- egal, für welche Softwarelösung Sie sich letztendlich entscheiden werden.

2.1 Versteckte Kosten schlechter Tools

Ein schlechtes Interface und eine schlechte Nutzererfahrung führen laut Senior User Experience Architect Jim Ross zu:

• verminderter Produktivität,
• mehr Fehlern,
• höheren Supportkosten,
• höheren Trainingskosten,
• verminderter Zufriedenheit mit dem Job und erhöhter Personalfluktuation.

Die Benutzerfreundlichkeit einer neuen Softwarelösung sollte daher eingehend geprüft werden. Dabei genügt nicht der Blick eines – wenn auch erfahrenen und empathischen – Entscheiders: Diejenigen, die die Software nutzen sollen, müssen selbst die Evaluation vornehmen.

Hierbei sind die individuellen Vorkenntnisse und die technologische Lernfähigkeit zu berücksichtigen. Ein Tool, das von jedermann genutzt werden soll, darf nicht nur von Ihren Digitalexperten und -pionieren beurteilt werden. Auch die Skeptiker unter Ihren Mitarbeitern müssen den Eindruck gewinnen, die Bedienung innerhalb einer überschaubaren Trainingsphase erlernen zu können.

2.2 Warum Excel langfristig nicht die Lösung sein kann

Die Go-to-Lösung für viele Unternehmen, wenn es um das Sammeln von Ideen, das Management von Einsparmaßnahmen und die Auswertung der Fortschritte und Erfolge geht, ist Excel. Eine Kalkulationstabelle zu verwenden, mag bei einer geringen Anzahl und Komplexität von Maßnahmen ausreichend sein. Unternehmen mit größeren Savings-Ambitionen bringen dieses altbewährte Tool allerdings schnell an seine Grenzen. Dann …

• wird die Tabelle für die produktive Arbeit zu unübersichtlich,
• schleichen sich Fehler in Formeln ein,
• werden Daten auf mehrere Quellen verstreut,
• ist nicht sicherzustellen, dass alle Daten immer aktuell sind.

Davon abgesehen, lässt sich in Excel nur rudimentär die Kommunikation dokumentieren, die in Bezug auf eine Maßnahme stattgefunden hat. Relevante Dateien müssen an anderer Stelle hochgeladen und verlinkt werden.

Grundsätzlich gilt: Der Rückgriff auf Excel beim Management von Projekten – oder eben Einsparmaßnahmen – ist keine Lösung, sondern nur ein Kompromiss. Wer die Einführung besser geeigneter Tools aus Kosten-, Zeit- oder Motivationsgründen scheut, wird früher oder später andere Herausforderungen zu bewältigen haben.

2.3 Probleme mit generischen Projektmanagement-Tools

Viele Unternehmen, die bereits ein generisches Projektmanagement-Tool wie Jira im Einsatz haben, bilden Savingsprozesse zunächst darin ab. Dadurch, dass solche Tools viele verschiedene Arten von Projekten unterstützen – eben
generisch sind, nicht spezialisiert –, sind sie für den einzelnen Projekttypus zwangsläufig überdimensioniert. Nutzer, die Einsparmaßnahmen in einem solchen Tool tracken wollen, haben damit zu kämpfen, dass …

• viele unnötige Funktionen und Informationen vom Wesentlichen ablenken,
• bestimmte eigentlich nützliche Funktionen und Informationen hingegen nicht oder nur mittels Plugins oder Workarounds zur Verfügung stehen,
• die verwendeten Begriffe generisch sind und nicht die Kommunikation reflektieren, die bei Einsparmaßnahmen für gewöhnlich stattfindet und
  Sachverhalte auf den Punkt bringt.
• Nutzer viele Schulungen und viel Praxis benötigen, um produktiv auf der Plattform zu arbeiten, insbesondere dann, wenn es sich nicht um Mitarbeiter
  aus der IT, der Softwareentwicklung oder ähnlichen Abteilungen handelt,
• oft ein hoher administrativer Aufwand erforderlich ist, um des "Behemoths" Herr zu werden.

3. Einfache Kollarboration mit Kollegen

Know-how ist im Unternehmen verteilt. Deshalb ist es entscheidend, dass die richtigen Mitarbeiter auf einfachem Wege kommunizieren und zusammenarbeiten können.

3.1 Single Point of Truth

Eine gemeinsame Plattform, auf der nicht nur Ideen gesammelt werden, sondern auch die Umsetzung dokumentiert und Auswertungen durchgeführt werden können, vereinfacht die Kommunikation und Kollaboration deutlich. Mit diesem “Single Point of Truth” – einer zentralen und stets validen Datenquelle – haben Sie mehrere entscheidende Vorteile, unter anderem:

• eine gemeinsame Grundlage für die Kommunikation, z. B. hinsichtlich Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Kennzahlen,
• immer garantiert valide, ad hoc und je nach Plattform auch mobil verfügbare Daten,
• dadurch für gewöhnlich eine spürbare Vereinfachung bei der Erstellung aussagekräftiger Dashboards,
• keine doppelte Pflege der gleichen Daten in separaten Quellen, minimalen Schulungsaufwand durch die Konzentration auf ein einziges System.