Der deutsche Mittelstand steht vor einer Reihe großer Herausforderungen: Digitalisierung, Nachhaltigkeit, pandemiebedingte Lieferengpässe und vieles mehr.

Nie war es wichtiger, das Thema Einsparungen ernst zu nehmen. Konsequenz und Transparenz sind die Schlüsselwörter in diesem Zusammenhang.

Erfolgreiche Unternehmen setzen auf einen durchkonzipierten Savingsprozess, bei dem der Status von Maßnahmen immer klar ist und Erfolge einfach auszuwerten sind.

Wir zeigen Ihnen, wie auch Sie einen solchen Savingsprozess in Ihrem Unternehmen etablieren und worauf es dabei ankommt.

1. Vorbereitungen

Bevor Sie mit Ihrem neuen Savingsprozess starten können, gilt es einige Vorbereitungen und Entscheidungen zu treffen. Sie müssen sich zunächst einmal im Klaren darüber sein, was Ihre Ziele sind und wie Sie dorthin gelangen wollen.

Ziele definieren

Ohne Ziele hält die Motivation Ihres Teams, Einsparmaßnahmen umzusetzen, nicht lange an. Definieren Sie Ziele für dieses, nächstes und übernächstes Jahr.

Achten Sie darauf, dass diese Ziele S.M.A.R.T. sind:

• Specific
• Measurable
• Achievable
• Reasonable
• Time-bound

Verwenden Sie anfangs nicht zu viel Zeit darauf, zu genaue Werte bestimmen zu wollen. Starten Sie so bald wie möglich und passen Sie ihre Ziele besser regelmäßig an. Erst mit Erfahrung werden Sie in der Lage sein, realitätsnahe Prognosen und Einschätzungen zu treffen.

Strategie entwickeln

Nachdem Sie Ihre Ziele definiert haben, lautet die nächste Frage, wie genau Sie diese erreichen wollen. „Einsparmaßnahmen umsetzen“ ist zu vage.

Machen Sie sich Gedanken darüber, ...

• welche Abteilungen Sie initial einbinden,
• welche Abteilung auf lange Sicht eingebunden werden sollen,
• welche Mitarbeiter jeweils Hauptverantwortliche für Einsparmaßnahmen sein sollen,
• wer Ihr „Value Manager“, der Hauptverantwortliche ist,
• wer sich um die Administration der technischen Infrastruktur kümmert, die Sie für den Savingsprozess benötigen.

Abteilungen, die Sie unbedingt in den Prozess einbinden sollten, sind Geschäftsführung, Controlling, Einkauf, Produktmanagement und Produktion.

Darüber hinaus empfiehlt es sich, nach und nach auch Entwicklung, Qualitätssicherung, Marketing, Vertrieb und Buchhaltung in die Savingsprozesse einzubeziehen – und schließlich Ihre Partner, allen voran Lieferanten.

2. Ideen systematisch sammeln

Ihre Strategie ist definiert und die Mitarbeiter sind startklar. Wie geht’s weiter? Am Anfang jeder guten Einsparmaßnahme steht die mehr oder weniger vage Einsparidee. In den Köpfen Ihrer Mitarbeiter sind Ideen nicht von Nutzen: Stellen Sie sicher, dass sie jederzeit zum Ausdruck gebracht und festgehalten werden können.

Bequemen Prozess etablieren

Ihre Mitarbeiter kennen das Unternehmen am besten. Sie wissen genau, was fehlt, um Aufgaben noch effizienter zu erledigen. Diese Kenntnisse Ihres Teams sollten Sie nicht vernachlässigen – sondern nutzen. Die meisten Ihrer Mitarbeiter tragen gern mit Verbesserungsvorschlägen zum Unternehmenserfolg bei.

Selbst bei den motiviertesten Mitarbeitern besteht allerdings das Risiko, dass sie Einsparideen nicht einbringen, wenn der Aufwand dafür zu groß erscheint. Gerade Ihre besten Mitarbeiter haben den Schreibtisch voll Arbeit und finden deshalb nur selten die Zeit, ihre Ideen auszuformulieren und zu versuchen, sie einem geeigneten Ansprechpartner zu vermitteln.

Richten Sie daher eine Möglichkeit ein, wie Mitarbeiter schnell und einfach Ideen festhalten und für den Rest des Unternehmens sichtbar machen können. Idealerweise sammeln Sie diese Ideen zentral und in digitaler Form. Nicht nur die für Einsparungen verantwortlichen Mitarbeiter sollten zum Ideenpool beitragen können, sondern alle. Noch mehr gute Impulse erhalten Sie, wenn Sie auch externe Partner, wie Lieferanten, in das System einbinden.

Anreize schaffen

Die intrinsische Motivation von Mitarbeitern, sich am Unternehmenserfolg zu beteiligen, ist höher, als viele Führungskräfte annehmen. Dennoch sollten Sie über Incentives nachdenken, für das Erreichen der Einsparziele oder besondere Leistungen.

„Money, as it turns out, is very often the most expensive way to motivate people.“ Dan Ariely

Anreize, die Mitarbeiter auf emotionaler Ebene ansprechen, können viel motivierender sein als monetäre Incentives. Oft sind sie die bessere Wahl. Sie können das Image Ihres Unternehmens in den Augen von Kunden, Partnern und Bewerbern verbessern. Stellen Sie Ihrem Team beispielsweise in Aussicht, jeden zweiten eingesparten Euro in Nachhaltigkeitsprojekte zu investieren!

Gemeinsam kreativ werden

Die kontinuierliche Identifikation von Verbesserungspotenzialen ist eine der größten Herausforderungen für Unternehmen. Die Lösung besteht darin, das Team besser in den Savingsprozess zu integrieren.

Sammeln Sie beispielsweise gemeinsam im Rahmen von Workshops neue Ideen. Wählen Sie Mitarbeiter jeder Abteilung aus und nehmen Sie sich Zeit, mithilfe von Kreativtechniken (z. B. Design Thinking) über Einspar- und andere Optimierungspotenziale nachzudenken und die Umsetzung zu planen. Zusätzlich hat ein solcher Workshop eine positive Impulswirkung.

Dieser Punkt mag selbstverständlich erscheinen, doch die regelmäßige Durchführung solcher Meetings sowie die konsequente Realisierung der neuen Ideen bedarf einiger Disziplin.