Savings Funnel

Kostendruck treibt insbesondere Mittelstandsunternehmen dazu, mehr Einsparmaßnahmen in Angriff zu nehmen. Wer dauerhaft erfolgreich sein will, muss seinen Savings Funnel mit guten Maßnahmen füllen und diese in einer Härtegrad-Systematik umsetzen und auswerten. Mit dem richtigen digitalen Tool funktioniert auch die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen.

Der Kostendruck im Mittelstand wächst stetig. Einsparmaßnahmen müssen in vielen Unternehmen dringend durchgeführt werden. Ansätze gibt es – die großen Erfolge bleiben jedoch aus.

Warum ist das so?

„Qualität vor Quantität“ ist ein Credo, das viele von uns längst verinnerlicht haben. Und auch beim Thema Savings ist es nicht falsch, sich Gedanken zu machen, wie man seine Ressourcen effizient einsetzt.

Gute Maßnahmen sind jedoch nur die halbe Lösung. Entscheidend ist zunächst einmal, dass genügend Ideen da sind – und dass diese systematisch erfasst werden.

Wenige Maßnahmen, kaum Abschlüsse

Nur jede 5. Einsparidee wird tatsächlich umgesetzt. Bleibt die Anzahl der Ideen bereits überschaubar, kann man mit kaum einer erfolgreichen Umsetzung rechnen. Was Unternehmen brauchen, ist ein breiter und konstanter Strom von Savings-Erfolgen. Das heißt: einen gefüllten Savings Funnel und eine konsequente Abarbeitung der Maßnahmen.

Moment – „Savings Funnel“? Schön, dass Sie fragen.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was der Savings Funnel ist, warum er so wichtig ist und wie Sie sich das Konzept zunutze machen, um in Zukunft kontinuierlich Einsparerfolge zu erzielen und dauerhaft profitabler zu werden.

Fangen wir vorne an.

Exkurs: Was ist der Sales Funnel?

Um den Savings Funnel zu verstehen, sehen wir uns ein verwandtes Konzept an. Der Begriff „Savings Funnel“ leitet sich ab vom weit verbreiteten Begriff des Sales Funnels – dem „Verkaufstrichter“ (auch „Kauftrichter“).

Der Sales Funnel visualisiert, dass nicht jeder, der sich (anfangs vage) für das Angebot eines Unternehmens interessiert, dieses auch kaufen wird. Im Laufe der Beschäftigung mit einem Problem, einer entsprechenden Lösung und den verschiedenen Anbietern von Lösungsalternativen geht der eine oder andere Interessent aus den unterschiedlichsten Gründen verloren.

(Randbemerkung: Streng genommen ist ein echter Trichter natürlich dazu da, dass eben nichts verlorengeht. Das Sinnbild des Trichters bezieht sich beim Sales Funnel nur auf die schmaler werdende Gruppe der potenziellen Käufer. Dieser Trichter ist, wenn man den Vergleich korrigieren möchte, an den Seiten löchrig.)

Der Verlauf der Customer Journey, der „Kundenreise“ vom ahnungslosen Flaneur bzw. Websurfer zum begeisterten Käufer, wird oft in den vier Phasen des sogenannten AIDA-Modells dargestellt.

Die Buchstaben des Akronyms stehen für:

• Awareness
• Interest
• Desire
• Action

Nach diesem Modell wird ein potenzieller Kunde auf das Angebot des Unternehmens aufmerksam, entwickelt dann ein gewisses Interesse, das zunächst informativen Charakter hat, und anschließend eine Kaufabsicht (Desire), die in die Tat (Action) umgesetzt wird.

Nützlich ist dieses Modell, um zu verstehen, dass sich die Psychologie eines Interessenten mit der Zeit wandelt. Es gilt, jeweils passende Werbemittel und -botschaften zu wählen. Während beispielsweise eine Kampagne, die die allgemeine Awareness steigern soll, möglichst viele Menschen zu erreichen versucht – etwa durch einen TV-Spot oder Plakate –, konzentriert sich eine ideale Werbekampagne weiter unten im Sales Funnel idealerweise auf eine bereits hinreichend informierte und interessierte Zielgruppe, in der nur noch die letzte Überzeugungsarbeit zu leisten ist. Hier bietet sich beispielsweise das Retargeting von Websitebesuchern an, also die Ausspielung von Online-Werbeanzeigen an Personen, deren Kontakt mit der Marke oder sogar dem Produkt aufgezeichnet wurde.

Man spricht im Zusammenhang mit dem Stadium eines Kunden auch von der Kälte bzw. Wärme des Kontakts oder Leads. Ein kalter Lead kennt vielleicht nicht einmal das Unternehmen, während ein warmer oder heißer Lead bereits ein Kaufinteresse zum Ausdruck gebracht hat. Ein besonders heißer Lead ist der sogenannte Warenkorbabbrecher, der Produkte in den Warenkorb eines Onlineshops gelegt, aber noch nicht gekauft hat. Hier fehlt sozusagen nur noch ein letzter Klick.

In einigen Abwandlungen des Sales-Funnel-Modells spielt auch eine fünfte Phase eine Rolle: Loyalty. Denn nach dem Kauf ist vor dem Kauf: Alle Aftersales-Maßnahmen zielen darauf ab, die Loyalität eines Kunden zu erhöhen und ihn dazu zu bewegen, weitere Produkte zu kaufen oder Produkte weiterzuempfehlen.

Was ist die Conversion Rate?

Ein wichtiger Aspekt des Sales Funnels ist die Conversion Rate: der prozentuale Anteil der potenziellen Käufer, die von einer in die nächste Phase übergehen („konvertieren“). Diesen Wert sollten Sie gut Auge behalten.

Beachten Sie dabei, dass Conversion Rates zwischen Unternehmen, aber auch zwischen einzelnen Angeboten massiv abweichen können. Wenn Sie über verlässliche Vergleichswerte verfügen – eigene historische Daten oder sogar Daten sehr ähnlicher Konkurrenzangebote –, geben Ihnen Ihre Conversion Rates Auskunft darüber, in welchen Bereichen Sie Kunden gegenüber besonders punkten und in welchen Bereichen Verbesserungsbedarf besteht.

Rückwärts gerechnet: Wie viele Ideen brauchen Sie?

Wenn Sie Ihre Conversion Rates kennen, können Sie leicht ausrechnen, wie viele potenzielle Kunden Sie ansprechen müssen, um eine bestimmte Zielgröße an Verkäufen zu erreichen.

Diese Methode lässt sich nicht nur auf verkaufte Produkte und Services anwenden. Sie funktioniert ebenso gut für Prozesse, die mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit erfolgreich abgeschlossen werden.

Und sie funktioniert für Einsparmaßnahmen.

Wenn Sie wissen, dass jede 5. Einsparidee erfolgreich umgesetzt wird, und wenn Sie wissen, wie viel Geld Sie mit jeder Maßnahme durchschnittlich einsparen, können Sie ausrechnen, wie viele Ideen Sie brauchen, um Ihre Einsparziele zu erreichen.

Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin besteht, im nächsten Jahre eine Million EUR an Einsparungen zu generieren, und Ihre durchschnittliche Ersparnis pro Maßnahme liegt bei 12.000 EUR, müssen Sie rein rechnerisch 416 Ideen sammeln.

Ein Ansatz, der Ihnen dabei hilft, kontinuierlich neue Ideen zu sammeln, ist der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP). In unserem Blogartikel über KVP erfahren Sie, worum es sich dabei handelt und wie Sie einen solchen Prozess einführen.

Auch die Philosophie und die Methoden des Lean Managements sind hilfreich, um Verbesserungspotenziale zu finden. Insbesondere bei der Vermeidung von Verschwendung hilft eine Verschlankung von Prozessen, wie sie das Lean Management gemäß dem Namen zum Ziel hat. Jede vermiedene Verschwendung ist eine effektive Maßnahme zur Steigerung der Kosteneffizienz.

Einsparmaßnahmen präzise tracken

Die Conversion Rate von der Idee zur erfolgreich umgesetzten Maßnahme zu betrachten, ist nur ein erster Schritt. Besser wäre es, Einsparmaßnahmen kleinschrittiger tracken, das heißt: auch im „Savings Funnel“ (da sind wir wieder!) mehrere Conversion Rates zu ermitteln und zu sehen, in welchen Phasen Ihre Performance gut und in welchen Sie optimierbar ist.

Was wäre also, wenn man das AIDA-Modell für Einsparmaßnahmen adaptieren würde?

Das geht ohne Weiteres – mit dem Konzept der „Härtegrade“.

Die Härtegrad-Systematik

Mit einer Abstufung in Härtegraden tracken Sie Einsparmaßnahmen präzise und können Ihre Auswertung mit entscheidenden Details versehen.

Was sind Härtegrade?

Die Härtegradsystematik besteht in einer Abfolge von Phasen bei der Umsetzung von Projekten und Maßnahmen, ähnlich dem AIDA-Modell für die Customer Journey. Insbesondere im Bereich der Einsparungen verwendet man den Begriff der Härtegrade, um die Konkretisierung (vgl. lat. concretus: „dicht, fest“) von Einsparpotenzialen zu beschreiben.

Welche Härtegrade gibt es?

Sie können Ihre Projekte und Maßnahmen selbstverständlich in beliebig vielen und beliebig benannten Phasen tracken. Etabliert haben sich allerdings die folgenden fünf Härtegrade, deren Bezeichnungen ein wenig variieren und deren Bedeutung deshalb sinngemäß wiedergegeben ist:

• Härtegrad 1: Idee
• Härtegrad 2: Freigabe
• Härtegrad 3: Umsetzung
• Härtegrad 4: Bestätigung des Effekts
• Härtegrad 5: Abschluss

Härtegrade können als Verbindlichkeitsmaßstab herangezogen werden: Aus der vagen Idee (kann ohne Weiteres abgelehnt werden) entsteht durch die Freigabe die Aufgabe der Umsetzung (kann mit Begründung abgebrochen werden) und anschließend die Aufgabe der Wirksamkeitsbestätigung (bei der es in der Regel keinen Grund für einen Abbruch gibt). Die Conversion Rate sollten also von Härtegrad zu Härtegrad steigen. Das Erreichen eines neuen Härtegrads stellt deshalb immer einen wichtigen Meilenstein dar.

Härtegrade für Einsparmaßnahmen

Das Modell der 5 Härtegrade lässt sich auf alle möglichen Projekte und Maßnahmen übertragen, jedoch empfiehlt es sich, bei Einsparmaßnahmen zwei weitere Härtegrade hinzuzufügen, um folgenden Ablauf zu erhalten:

• Härtegrad 1: Idee
• Härtegrad 2: Potenzialabschätzung (neu)
• Härtegrad 3: Freigabe
• Härtegrad 4: Umsetzung
• Härtegrad 5: Potenzialbestätigung (neu)
• Härtegrad 6: Bestätigung des Effekts
• Härtegrad 7: Abschluss

Potenzialabschätzung und Potenzialbestätigung sind, wenn es um die Bewertung von Einsparmaßnahmen geht, unverzichtbare Ergänzungen des konventionellen 5-Phasen-Modells.

Die Potenzialabschätzung dient einer fundierten, das heißt: anhand von Zahlen begründeten Entscheidung darüber, ob eine Idee als Maßnahme umgesetzt oder verworfen wird.

Die Potenzialbestätigung stellt eine vorgeschaltete Verifizierung des erwarteten Effekts dar. Diese wird, anders als die endgültige und (z. B. durch das Controlling) umfassend geprüfte Wirksamkeitsbestätigung (Härtegrad 6), durch den Initiator der Maßnahme vorgenommen.

Zwischenfazit: Mehr Ideen, detaillierte Dokumentation

Zusammengefasst lautet die Empfehlung nun also: Entwickeln Sie möglichst viele Ideen für Einsparmaßnahmen und setzen Sie diese in – idealerweise ganzen sieben – Härtegraden um. Zu Recht werden Sie fragen: Wie behält man bei einer solchen Vorgehensweise den Überblick?
Die Antwort lautet, wie Sie vielleicht geahnt haben: mit einem digitalen Tool.

Das Value Management System: Einsparmaßnahmen effizient managen

Für den Anfang genügt eine Excel-Tabelle, um Einsparmaßnahmen grob zu tracken. Wer jedoch seine Ideen, Maßnahmen und Erfolge unternehmensweit und detailliert erfassen, umsetzen beziehungsweise auswerten möchte, benötigt eine spezielle Lösung. Beim Kundenmanagement oder Ressource Planning stößt Excel mit steigendem Professionalisierungs- und Komplexitätsgrad an seine Grenzen und weicht einem CRM und ERP. Im Savings-Bereich ist das nicht anders. Auch hier verliert man bei der kleinschrittigen Planung, Umsetzung und Dokumentation von Einsparmaßnahmen mittels Tabellenkalkulation(en) schnell den Überblick.

Insbesondere dann, wenn die Ideenpotenziale des gesamten Teams auch abteilungsübergreifend ausgeschöpft werden sollen und Optimierungen zum unternehmensweiten Kernprozess werden sollen, reicht Excel nicht mehr aus. Dann muss das verwendete Tool auf den Anwendungsfall zugeschnitten sein und einige Kriterien erfüllen, um jedem potenziellen Wertbeitrag gerecht zu werden und dennoch den Fokus auf die vielversprechendsten Maßnahmen zu wahren.

Ein gutes Value Management System (VMS) ist speziell dafür entwickelt, …

• Maßnahmen in hoher Quantität zu erfassen, schrittweise umzusetzen und zu dokumentieren sowie
• die Qualität (das heißt: den Finanzeffekt) von Maßnahmen zu messen und sinnvoll auszuwerten.

Das Value Management System von Valuedesk ist eine zentrale Kollaborationsplattform für das Management von Einsparmaßnahmen. Mit dem VMS füllen Nutzer den Savings Funnel und setzen Maßnahmen gemeinsam um.

Ideen erfassen

Die Erfassung von Ideen im Value Management System ist simpel gestaltet. Dank einer Eingabemaske und der arbeitsteiligen Kollaboration auf einer gemeinsamen Plattform können auch Mitarbeiter an Savingsprozessen teilhaben, die über wenig Know-how im technischen oder finanziellen Bereich verfügen. Was zunächst einmal zählt, ist die Idee – die detaillierte Ausarbeitung der Maßnahme übernehmen Kollegen, die sich besser auskennen.

Um Inspiration für neue Ideen zu finden, können Mitarbeiter zudem den Valuedesk Methoden-Explorer (MEx) nutzen. Dabei handelt es sich um eine integrierte Suchmaschine, die zu einem Begriff – zum Beispiel „Verpackung“ – alle Methoden auflistet, die damit in Zusammenhang stehen. Oft verwendete Methoden verfügen über ein Template von Aufgaben (“Aktivitäten”), die nur abgearbeitet werden müssen.

Maßnahmen umsetzen

Die Umsetzung von Maßnahmen erfolgt im VMS in kleinen Schritten, um große Projekte überhaupt handhabbar zu machen. Ist erst einmal ein Anfang gemacht, fällt es leichter, alle weiteren Aufgaben zu erledigen. Deshalb ist es unerlässlich, dass Sie Ihre Maßnahmen auf klar definierte Aktivitäten herunterbrechen („chunking down“).

Denken Sie an eine Tafel Schokolade: Liegt sie verpackt im Schrank, bleibt sie dort oft genug eine Weile. Ist das erste Stück gegessen, folgt, ehe man sich’s versieht, der Rest. Denken Sie alternativ an Konfuzius: „Auch die längste Reise beginnt mit dem ersten Schritt.“

Durchschnittlich hat eine Maßnahme, die zum Abschluss gebracht wird, 12 Aktivitäten. Wenn Sie die 416 Maßnahmen aus dem obenstehenden Beispiel abschließen wollen, sind das 4992 Aktivitäten – mitsamt der dazugehörigen Kommunikation. Das sprengt jede Excel-Tabelle und jedes E-Mail-Postfach.

Das VMS bildet nicht nur diese klaren To-dos ab, sondern auch das Einsparpotenzial der Maßnahme. So nutzen Sie gleich zwei Formen der Motivation: die Motivation, auf ein sinnvolles Endziel zuzusteuern, und die Motivation, an einem gut erreichbaren Unterziel zu arbeiten. Je nach Art der Maßnahme und nach der Erfahrung des Nutzers kann eine Orientierung an Subtasks oder am Outcome zielführender sein.

Intrinsische Motivation und klare Verantwortlichkeiten sorgen dafür, dass Maßnahmen konsequent umgesetzt werden. Durch Kommunikationsfunktionen wie den Aktivitätenfeed, Kommentare und Dateiuploads bleiben Sie und Ihr Team auf dem neuesten Stand und können auch Monate später noch nachvollziehen, wie die Umsetzung im Detail abgelaufen ist. So erfahren Sie, was gut funktioniert hat und wo die größten Herausforderungen lagen, um daraus Kurskorrekturen abzuleiten.

Eine goldene Regel bei Valuedesk lautet, dass es in einer Maßnahme in Umsetzung immer eine offene Aktivität geben muss, andernfalls stagniert der Fortschritt. Anhand dieses einfachen Indikators erkennen Sie ebenfalls schnell, wo Handlungsbedarf besteht.

Erfolge auswerten

Auf einen Blick sehen Sie in der VMS-Prozessübersicht (einer Art Kanban-Board), welche Maßnahmen sich in welcher Härtegrad-Phase befinden. Zusätzlich dazu erfahren Sie, wie lange Maßnahmen sich bereits in ihrem jeweiligen Status befinden, sodass Sie jegliche Verzögerungen sofort erkennen. Mit einem Klick auf „Report“ gelangen Sie zu einer Reihe von Visualisierungen Ihrer Fortschritte und Erfolge.

Mit dem VMS als „Single Point of Truth“ sparen Sie sich das langwierige Zusammensuchen und Aufbereiten von Daten verschiedener Abteilungen. Wenn das VMS unternehmensweit im Einsatz ist, brauchen Sie die Daten nicht einmal zu exportieren, sondern können gemeinsam einen Blick ins System werfen.

Ihr persönlicher Ansprechpartner, der Valuedesk Operator, stellt Ihnen regelmäßig noch detailliertere Auswertungen zur Verfügung und gibt Ihnen auf Basis Ihrer eigenen Daten und der Daten vergleichbarer Unternehmen Empfehlungen, welche Maßnahmen Sie mit Priorität verfolgen sollten.

Härtegrade: der Schlüssel zum Savings-Erfolg

Die Härtegrad-Systematik, die im VMS speziell für das Thema Savings in 7 Stufen abgebildet wird, ist der Schlüssel zur Umsetzung von Maßnahmen. Durch die strukturierte Vorgehensweise gestaltet sich das Management von Einsparprojekten übersichtlich. Es wird an einem vordefinierten Standard ausgerichtet und liefert gleichzeitig eine ganze Reihe von Informationen, anhand derer Abläufe gezielt optimiert werden können.

Besonders aussagekräftig sind, wie erwähnt, die Conversion Rates zwischen den Phasen. Auch hier ist ein Vergleich mit eigenen und fremden Daten möglich, um herauszufinden, an welchen Stellen sich ein genaues Hinsehen lohnt: Eine Maßnahme, die in der Vergangenheit reibungslos abgeschlossen wurde, stagniert seit geraumer Zeit? Hier besteht offenbar eine besondere Herausforderung. Sie geben nicht nur mehr Ideen zur Umsetzung frei als andere Unternehmen, sondern auch einen höheren Prozentsatz? Ihr Team ist nicht nur einfallsreich, sondern verfügt auch über einen Blick für Verbesserungspotenziale!

Mut zum Mitmachen!

Ein Value Management System wird besonders effektiv genutzt, wenn eine Vielzahl von Mitarbeitern unterschiedlicher Abteilungen ihre Ideen und Fähigkeiten beisteuern. Es bietet sogar die Möglichkeit, externe Partner einzubinden, beispielsweise Lieferanten, die in vielen Unternehmen als wichtige Innovationstreiber gelten.

Partizipation außerhalb des eigenen Kompetenzbereichs ist oft mit Unsicherheit verbunden. Das Value Management System berücksichtigt diesen Aspekt: Neu hinzugefügte Ideen sind zunächst privat und können vom Mitarbeiter ganz in Ruhe überdacht und bearbeitet werden. Das minimiert die Hemmschwelle, einen spontanen Einfall sofort ins System zu übertragen.

Auch in der Phase der Potenzialabschätzung macht es das VMS dem Nutzer einfach, den nächsten Schritt zu gehen: Die erste Abschätzung durch den impulsgebenden Mitarbeiter kann jederzeit durch Kollegen, die sich in den Kostenstrukturen des betreffenden Bereichs besser auskennen, revidiert werden. Es ist zielführender, zunächst eine grobe Schätzung anzugeben als gar keine. Diese wird dann iterativ verfeinert. Natürlich trackt das VMS alle Änderungen, damit sie gegebenenfalls zurückgenommen werden können.

So finden Sie den richtigen Fokus

Sie sind nun im Bilde, wie ein Value Management System eine große Anzahl Maßnahmen handhabbar macht. Neben der Quantität der Maßnahmen ist jedoch auch die Qualität von Bedeutung. Entscheidend ist also, bei all den Ideen den richtigen Fokus zu finden.

Auch hierfür hat Valuedesk eine Lösung entwickelt.

Erhalten Sie Empfehlungen auf Datenbasis

Valuedesk stellt Kunden zusätzlich zur VMS-Plattform einen festen persönlichen Ansprechpartner mit branchenübergreifender Expertise zur Seite. Im regelmäßigen Austausch analysiert dieser die Fortschritte und Erfolge.

Besonderes Augenmerk legt der Operator dabei nun selbstverständlich auf den Härtegrad-Status der Maßnahmen sowie auf die Conversion Rates zwischen den Stufen. Kunden orientieren sich auf Basis dieser Auswertungen somit an den richtigen KPI (Key Performance Indicators), um die Weichen zu stellen. Sie erfahren, welche Maßnahmen sich bereits überdurchschnittlich lange in einem bestimmten Härtegrad befinden, welche Maßnahmen ein besonders hohes Potenzial aufweisen, ob Sie im Hinblick auf Ihre Jahresziele „on track“ sind und vieles andere mehr.

Der besondere Ansatz von Valuedesk besteht jedoch in etwas anderem. Unser Bestreben ist es, Klarheit zu schaffen und eindeutig nachzuweisen, welche Maßnahmen zum Erfolg führen und welche nicht.

Dazu ziehen wir, wenn Sie Kunde sind und am kostenfreien Partnerpooling-Programm teilnehmen, nicht nur Ihre eigenen historischen und aktuellen Daten zu Rate, sondern auch die statistische Auswertung der Maßnahmen vergleichbarer Unternehmen. Wir betrachten sowohl die besonders erfolgreichen Maßnahmen als auch solche, die nicht die erhofften Ersparnisse erzielt haben oder die, gemessen an ihrem Aufwand, nicht lohnenswert sind.

Mit diesen Informationen müssen Sie sich beim Thema Savings nicht allein auf Ihre Intuition oder das Wort anderer verlassen, sondern treffen Entscheidungen auf Grundlage konkreter Zahlen.

Fazit

Effizienz ist das A und O erfolgreicher Unternehmen. Ersparnisse sind das Ergebnis.

Um maximale Savings zu generieren, bedarf es nicht nur a) vieler und b) guter Ideen für Einsparmaßnahmen. Ebenso wichtig ist, dass diese Ideen schnell und einfach umgesetzt werden können. Dazu brauchen Unternehmen eine digitale Lösung, die das Potenzial des gesamten Teams ausschöpft: ein Value Management System.

Die Zusammenarbeit auf einer zentralen Plattform, die speziell für Einsparmaßnahmen entwickelt wurde, ermöglicht es dem ganzen Team, Ideen beizusteuern und Wertbeiträge zu leisten. Es hilft Ihnen als Führungskraft, bei der Erfassung, Umsetzung und Auswertung aller Maßnahmen, die zum Erreichen Ihrer Einsparziele notwendig sind, den Überblick zu behalten.

Durch die strukturierte Abarbeitung von Maßnahmen in Härtegraden und die Auswertung der Conversion Rates managen Sie Ihren Savings Funnel besonders effektiv. Sie bringen die Optimierungsprozesse im Unternehmen in einen kontinuierlichen Strom und erzielen fortlaufend Erfolge.