Outsourcing

‍Durch Outsourcing haben Sie die Möglichkeit, sich auf Ihre Stärken bzw. Kernkompetenzen zu konzentrieren und diese auszubauen sowie Routineaufgaben und spezifische Aufgaben(-bereiche) an Experten auszulagern. So können Sie Wettbewerbs- und Kostenvorteile generieren. 

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, was genau hinter dem Begriff Outsourcing steckt, wie es funktioniert, welche Benefits und Herausforderungen es gibt und wie Sie durch Outsourcing Ihre Kostenstrukturen flexibel gestalten und von dem Wissen Ihres Netzwerks profitieren können.  

Was ist Outsourcing?

Der Begriff „Outsourcing” steht für den Entscheidungsprozess rund um die Verlagerung von Sach- und Dienstleistungen mit dem Ziel, Kosten- und langfristige Wettbewerbsvorteile zu erreichen und auszubauen. Outsourcing ist ein Stellhebel, mit dem Sie die betriebliche Leistungstiefe Ihres Unternehmens regulieren können.

Seit wann gibt es Outsourcing?

Bereits in den 50er Jahren haben Unternehmen die Eigenfertigungs- und Fremdfertigungskosten untersucht. Bis in die 80er Jahre wurde diese Entscheidung als reines Wirtschaftlichkeitsproblem behandelt, das mit kostenrechnerischen Ansätzen gelöst wurde. 

Aktuelle Ansätze wie das Lean Management beschreiben Outsourcing als strategische Entscheidung, die im Idealfall zu einer Komplexitätsreduktion und Verschlankung des Unternehmens führt. 

Eine weitere strategische Managementmethode, die Sie dabei unterstützt, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und Ihre Unternehmensstrategie operativ umzusetzen, ist die Balanced Scorecard. Mehr dazu erfahren Sie hier.

Dos and Dont’s

Besonders geeignet für das Outsourcing sind Routineaufgaben und selten zu erbringende Spezialleistungen. Ihre Kernkompetenzen sollten Sie nicht auslagern. Dazu zählen Bereiche, in denen Ihr Unternehmen besonders leistungsstark ist und durch die es sich von anderen Marktteilnehmern abhebt. Kernkompetenzen werden sowohl von Ihren Kunden als auch von Ihrem Unternehmensumfeld als besonders relevant wahrgenommen: Sie sind sehr wahrscheinlich der primäre Grund für Ihren Wettbewerbsvorteil.

Outsourcing – eine strategische Entscheidung? 

Ja, denn die Wahl zwischen Eigen- und Fremdfertigung hat langfristige Folgen für die Wettbewerbsposition Ihres Unternehmens. Um diese darüber hinaus positiv zu beeinflussen, lohnt es sich, einen Blick auf die „Klassenbesten” zu werfen und deren erfolgreiches Verhalten zu adaptieren – Achtung: nicht zu imitieren! Wie Sie dabei am besten vorgehen, lesen Sie in unserem Blogbeitrag: „Benchmarking: Wie machen’s andere besser?”

Welche Ziele hat Outsourcing?

Das übergeordnete Ziel von Outsourcing ist die Verbesserung der Wirtschaftlichkeit des Unternehmens. Darunter fallen folgende Teilziele:

• Komplexität reduzieren
• Geschäftsprozesse rationalisieren
• Management-Kapazitäten freisetzen
• Unternehmen und Kostenstrukturen flexibilisieren: Weniger Fixkosten und größerer Spielraum bei Preisverhandlungen mit Drittanbietern
• auf das Kerngeschäft fokussieren
• Kosten senken bzw. Kostenvorteile realisieren
• Leistung steigern durch die Konzentration auf Kernkompetenzen
• bessere Qualität der eingekauften Leistungen
• strategische Wettbewerbsvorteile aufbauen und erhalten
• Existenz des Unternehmens sichern (insbesondere durch Offshoring)

Die Ziele stellen gleichzeitig auch die Gründe für Outsourcing dar: Einerseits Kostengründe, andererseits Qualitäts- und Sicherheitsansprüche sowie die Notwendigkeit von zusätzlichem Know-how. Darüber hinaus bietet sich Outsourcing an, wenn das Unternehmen schnell wächst und nur wenig Zeit für den Aufbau einer eigenen Infrastruktur und guter Prozesse bleibt.

Make or buy

Die Auswahl von Eigenfertigung oder Fremdbezug ist eine Make-or-buy-Entscheidung. „Make” steht für die Eigenfertigung und „buy” für den Fremdbezug. Eine Make-or-buy-Entscheidung kann sowohl für bereits vorhandene als auch für potenzielle Produkte getroffen werden. Sie findet insbesondere im produzierenden Sektor Anwendung.

Make-or-buy-Formel

Rein rechnerisch können Sie über den Vergleich der Break-Even-Points von Fremdbezug und Eigenfertigung ermitteln, welche Variante sich für Ihren Fall eignet. Schätzen Sie dazu auch den Absatz, der auf dem entsprechenden Markt wahrscheinlich möglich ist. Die Berechnung der Kosten für Eigen- und Fremdfertigung unterscheidet sich wie folgt:

Fremdfertigung: 

• variable Stückkosten, Transportkosten, Beschaffungskosten
• keine Fixkosten

Eigenfertigung: 

• variable Stückkosten, Material, Personal, Maschinen, administrativen Verwaltung etc.
• Fixkosten

Um die Entscheidung für oder gegen die Auslagerung zu treffen, zu rechtfertigen und nachträglich nachvollziehbar zu machen, eignen sich Entscheidungsbäume. Mithilfe von Entscheidungsbäumen können Sie Entscheidungen visuell darstellen – allerdings werden sie schnell unübersichtlich und können nur schwer Konsequenzen wie Kosten und Risiken abbilden.

Outsourcing-Entscheidungen sollten Sie nicht ausschließlich auf eine Wirtschaftlichkeitsrechnung (siehe oben) reduzieren. Beziehen Sie unbedingt auch folgende Aspekte in Ihre Überlegungen mit ein:

• Wertschöpfungskette
• Kundennutzen
• Wettbewerbsvorteile
• Netzwerkbeziehungen (z. B. mit Lieferanten)
• Verknüpfungen mit anderen Unternehmen

Das Netzwerk mit anderen Unternehmen spielt eine zentrale Rolle, wenn es um Ihren Unternehmenserfolg geht: Denn Wettbewerbsvorteile liegen nicht nur im eigenen Unternehmen, sondern können auch über die Grenzen hinaus generiert werden. 

In diesem Kontext werden Netzwerke zu Lieferanten und generell zum betrieblichen Umfeld – sogenannte Value Networks – immer wichtiger. Kooperationen können einen Mehrwert für alle erzeugen. Dennoch herrscht in vielen Unternehmen eine ablehnende Haltung gegenüber Ideen, Wissen und Innovationen, die von Externen herangetragen werden. 

Dieses Syndrom heißt …

Not-invented-here-Syndrom

Beim Not-invented-here-Syndrom handelt es sich um eine Ablehnung gegenüber Ideen von Externen. Die Selbstherstellung wird bevorzugt. 

Wie gelingt es, diese ablehnenden Denk- und Verhaltensmuster aufzubrechen? 

Machen Sie allen Mitarbeitenden bewusst, dass auch Ideen von Externen wertvoll sein können, weil sie beispielsweise zum Erhalt des Unternehmens beitragen und somit Arbeitsplätze sichern. Warum sollten Sie ungenutzte Potenziale nicht ausschöpfen?

Formen des Outsourcing

Beim Outsourcing haben sich mehrere Formen entwickelt. Internes Outsourcing meint die unternehmensinterne Verlagerung von Aufgaben (z. B. in eine Tochtergesellschaft). Das externe Outsourcing unterteilt sich in Bezug auf die Prozesse und Leistungen in mehrere Kategorien. Außerdem kann es verschiedene zeitliche Dimensionen umfassen.

Wenn Sie einen scharf umrissenen Aufgabenbereich auslagern, handelt es sich um Outtasking. Werden outgesourcte Prozesse und Leistungen wieder eingegliedert, wird dies als Insourcing bezeichnet. 

Kategorien des externen Outsourcings bezogen auf die Prozesse und Leistungen

Wie bereits erwähnt, haben sich mehrere Formen des Outsourcings entwickelt, die wir an dieser Stelle auflisten und genauer ausführen möchten:

• Business Process Outsourcing: Aufgabe und Kontrolle wird an Drittunternehmen abgegeben; oft IT-intensive Prozesse, z. B. Transaktions-Banking
• Business Transformation Outsourcing: Reorganisation von Unternehmensteilen oder -prozessen; Dienstleister übernimmt die Realisierung der identifizierten Optimierungspotenziale
• Knowledge Process Outsourcing: extrem komplexe Bereiche; auftraggebendes Unternehmen behält die Kontrolle und Personalverantwortung
• Offshore Outsourcing / Offshoring: Verlagerung ins Ausland (da günstigere Stundensätze)
• Out-Servicing: Kundendienst, z. B. Callcenter
• Selective Outsourcing: Kompensation von Mängeln durch spezialisierte Drittunternehmen, z. B. bei der App-Entwicklung
• Shared-Service-Organisation (Spezialform): Prozesse, Tätigkeiten und Ressourcen, die nicht zum Kerngeschäft gehören, werden aus den Standorten gelöst und in einen selbstständigen Bereich verlagert 

Abstufungen bezüglich der Dauer des Outsourcings

Je nachdem, wie dauerhaft das Outsourcing ist, gibt es auch hier mehrere Abstufungen:

• Übergangs-Outsourcing: zeitlich begrenzt, z. B. bei einem Technologiewechsel
• Komplett-Outsourcing / totales Outsourcing: gesamter Aufgabenbereich, z. B. die Steuerabteilung an einen externen Steuerberater
• Modul-Outsourcing: Teil eines Aufgabenbereichs, z. B. Lohn- und Gehaltsbuchung; insbesondere kostenintensive Routinearbeiten

Wie funktioniert Outsourcing?

Wenn Sie ein Outsourcing vornehmen wollen, können Sie sich an diesen Schritten orientieren:

1. Unternehmensbereiche festlegen

Zunächst legen Sie die Bereiche fest, die Sie outsourcen wollen. Lagern Sie, wie gesagt, keine Kernkompetenzen aus bzw. überlegen Sie sehr gut, ob ein Outsourcing Sinn macht.

2. Expertenteams konkretisieren die Aktivitäten

Stellen Sie Expertenteams zusammen, die überlegen, welche Aktivität in welchem Umfang mit welcher Qualität zu welchen Kosten ausgelagert werden soll. Dazu stellen Sie einen Vergleich zwischen den Kosten der Eigenherstellung (make) und denen der Fremdvergabe (buy) an. Beim Offshoring nehmen Sie eine weltweite Standortanalyse vor, um bestmögliche Entscheidungen treffen zu können.

In den Teams sollte immer jeweils eine Person aus Beschaffung und Rechnungswesen beteiligt sein, um das Kostenmanagement im Blick zu behalten. Bei strategisch unbedeutenden Aufgaben können Sie die Entscheidungen kostenbasiert treffen. Besser wäre es allerdings, wenn Sie zusätzlich zur traditionellen Plankostenrechnung auch Prozesskosten einbeziehen.

3. Auswahl des externen Dienstleisters/Lieferanten

Nun wählen Sie potenzielle externe Dienstleister/Lieferanten aus. Beachten Sie dabei sowohl die klassischen Kriterien wie Zuverlässigkeit, Qualität und Standort als auch strategische Aspekte. Je nach Intensität der Beziehung zu Dienstleistern ergeben sich Vor- und Nachteile. 

Bei einer Basis-Allianz teilen Sie nur die notwendigsten Informationen mit Ihrem Zulieferer. Die Transaktionen werden so erleichtert, Sie ziehen jedoch keinen weiteren Nutzen aus dieser Beziehung. 

Wenn die Verbindung zu Ihrem Zulieferer darüber hinaus auf Respekt und gegenseitigem Vertrauen beruht, führen Sie eine operative Allianz oder auch eine Geschäfts-Allianz. Letztere beinhaltet zusätzlich ein deutliches Bewusstsein für die gegenseitige Abhängigkeit. 

Gesteigert werden diese Formen in der strategischen Allianz: Hier verfolgen Sie und Ihr Zulieferer bzw. Ihr Dienstleister gemeinsam langfristige Strategien, um z. B. Kosteneinsparungen und Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Diese kooperative Partnerschaft ist geeignet, wenn Sie Querschnittsfunktionen oder Leistungen outsourcen, die in direkter Verbindung mit Ihren Kernleistungen stehen, z. B. mit Ihrer IT.

4. Kontrolle und Genehmigung

Nachdem das Expertenteam sowohl die Aktivitäten definiert als auch die Dienstleister bestimmt hat, wird das Projekt von der Geschäftsleitung evaluiert. Sobald die Genehmigung erteilt ist, können Sie mit der Umsetzung starten.

5. Anfrage beim Dienstleister und Vertragsschließung

Gibt die Geschäftsleitung grünes Licht, nehmen Sie Kontakt zum Dienstleister auf und legen in einem sogenannten Dienstleistungs- oder Outsourcing-Vertrag schriftlich fest, welche Leistungen in welcher Form outgesourct werden.

Outsourcing Vor- und Nachteile

Outsourcing Vorteile

Richtig angewendet, kann Ihnen das Outsourcing folgende Benefits bieten:

• Sie bleiben strategisch flexibel und profitieren vom Know-how Ihrer Dienstleister bzw. Lieferanten
• Beitrag zum Ressourcenmanagement: Durch die Auslagerung werden eigene Ressourcen frei
• Qualitätsverbesserung durch spezialisierte Dritte
• Beim Fremdbezug fallen keine Fixkosten an, sondern nur variable Stückkosten
• Kostenreduzierung durch qualifizierte und spezialisierte Vorlieferanten (Produktions-, Entwicklungs- und Dienstleistungsgemeinkosten)
• Sie zahlen nur für tatsächlich erbrachte Leistungen
• Liquidität des eigenen Unternehmens

Outsourcing Nachteile

Obwohl das Outsourcing einige Vorteile bereithält, gibt es auch Nachteile, die Sie in Ihre Überlegungen einbeziehen sollten:

• Berücksichtigen Sie unbedingt, dass Auslagerungen Abhängigkeiten schaffen. Daher sollten Sie keine Kernkompetenzen outsourcen.
• Viele Nachteile zeigen sich erst auf lange Sicht
• Weniger Know-how innerhalb des eigenen Unternehmens
• Sie verlieren (teilweise) die Kontrolle über Planung und Steuerung
• Betriebsgeheimnisse könnten bekannt werden
• ggf. Imageverlust, wenn öffentlich wird, dass für das Unternehmen zentrale Produkte extern hergestellt werden

Studie und Succes Stories

Studie: Eigen- und Fremdrealisation in der IT

In der Studie “IT-Trends im Mittelstand 2021” wurden IT-Entscheider von 200 mittelständischen Unternehmen in Deutschland u. a. zum Thema Eigen- und Fremdrealisation des IT-Betriebs befragt. 

Zum Zeitpunkt der Studie betreiben 47 % der IT-Entscheider die IT weitgehend in Eigenrealisation mit punktueller Auslagerung an externe Dienstleister. Bei 27 % der Befragten erfolgt der IT-Betrieb teilweise in Eigenregie. Hier werden Teilbereiche an Dritte übergeben, sprich outgesourct. Nur 16 % realisieren den IT-Betrieb vollständig intern und 5 % (resp. 3 %) nutzen Managed bzw. Remote Services. Bei Letzterem stellen externe Dienstleister die Infrastruktur inklusive Management zur Verfügung. 

Obwohl die Eigenrealisierung zum Zeitpunkt der Studie überwiegt und von den Befragten als besonders relevant eingestuft wird (59 %), ist auch die Erwägung von Fremdrealisierung für viele künftig nicht ausgeschlossen. 37 % der Befragten erwarten eine steigende und 49 % zumindest eine gleichbleibende Relevanz des Themas IT-Betrieb durch externe Dienstleister.

Outsourcen oder doch Eigenrealisation? Um Sie bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen, listen wir an dieser Stelle die von den IT-Entscheidern genannten Vorteile beider Modelle auf.

Gründe für die Eigenrealisation der IT:

• Kostenvorteile: 58 %
• besserer Schutz sensibler Daten: 53 %
• Kontrolle über Assets: 36 %
• Erhalt der aktuellen (ggf. veralteten) Infrastruktur und Vermeidung von Transformationsprozessen: 32 %

Gründe für das Outsourcing der IT (z. B. Managed Services):

• Qualität und Kompetenz: 70 %
• kalkulierbarer Leistungspreis, der zu einem Kostenvorteil führen kann: 60 %
• Nutzung spezifischer Kompetenzen: 50 %
• Verbesserte Kapazitäten: 20 %

Der Trend zur Eigenrealisierung wird sich voraussichtlich dann ändern, wenn Unternehmen sich stärker auf die strategische Entwicklung der eigenen IT konzentrieren und im Zuge dessen Aufgabenbereiche oder Aktivitäten an externe Dienstleister aus Zeit- und Kapazitätsgründen auslagern (müssen). 

Die Studie kommt zu dem Schluss, dass die Vorteile eines Managed-Service-Betriebsmodells gegenüber den Vorteilen der Eigenrealisation vor allem deshalb überwiegen, weil es Zeit für die strategische Steuerung der hauseigenen IT schafft, was letztlich zu nachhaltigen Kostenvorteilen führen kann.

Erfolgreiche Outsourcing-Beispiele

Dass Outsourcing zu enormen Kostenvorteilen führen kann, belegen diverse Success Stories, wie zum Beispiel die von Procter & Gambler (P&G). Das Unternehmen vereint diverse Marken unter einem Dach: Von blend-a-med über Herbal Essences bis Pampers. Als Unternehmen im Bereich von Konsumgütern muss sich P&G in einem rapide wandelnden Markt behaupten. Aufgrund dieser Herausforderung hat P&G begonnen, einige Aktivitäten auszulagern. Diese Entscheidung führte zu einer Steigerung der Produktivität um 60 Prozent und generierte mehr als 10 Billionen Dollar. 

Weitere Success Stories finden Sie hier.

Outsourcing-Maßnahmen schrittweise durchführen mit dem Value Management System 

Das Value Management System (VMS) ist eine webbasierte Softwarelösung, mit der Sie und Ihr Team gemeinsam an Kostenoptimierungen arbeiten können. Darüber hinaus können Sie Lieferanten systematisch einbinden. Das ist besonders wichtig, da diese einen hohen Impact auf Ihre Kosten haben. Mit unserer Software können Sie kooperativ zusammenarbeiten, Ihren Lieferanten Maßnahmen vorschlagen und die Umsetzung tracken.

Das VMS hilft Ihnen nicht nur dabei, Maßnahmen im Bereich Outsourcing, sondern auch in allen anderen Unternehmensbereichen schrittweise und konsequent umsetzen. Welche Erfolge sich so realisieren lassen, erfahren Sie in den Success Stories unserer Kunden. 

Persönlicher Service

Wenn Sie sich dafür entscheiden, Kostenoptimierungen mit dem Value Management System umzusetzen, bieten wir Ihnen zusätzlich zur Software einen persönlichen Ansprechpartner, der Sie kontinuierlich unterstützt. In diesem Service enthalten sind die Implementierung, ein Onboarding Ihrer Mitarbeitenden sowie regelmäßige Detailanalysen und datenbasierte Handlungsempfehlungen.

Fazit

Outsourcing ja, aber nicht die Kernkompetenzen! 

Als strategische Methode des Kostenmanagements verfolgt Outsourcing das Ziel, die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens zu optimieren, indem es die Komplexität sowie die Gesamtkosten reduziert und fixe Kosten möglichst flexibilisiert. Die Kostenstruktur soll insgesamt transparent und besser beeinflussbar werden, um die eigene Wettbewerbsposition zu verbessern.

Je wichtiger die Tätigkeit für das Kerngeschäft und die Unternehmensstrategie ist, desto genauer sollten Sie sich überlegen, ob Sie wirklich auslagern oder nicht. Das Wesentliche muss im Unternehmen bleiben, um den Erhalt zu gewährleisten. Wenn Sie Tätigkeiten, die nicht zu Ihren Kernkompetenzen gehören, auslagern, können Sie strategische Themen besser vorantreiben.

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