Mehrkosten 2022

Die Jahreskostenplanung ist wichtiger denn je. Anstelle von Excel-Dateien mit vagen Schätzungen zu potenziellen Mehrkosten und Einsparungen müssen Unternehmen heute ein überzeugendes Konzept entwickeln, mit welchen Gegenmaßnahmen sie ihre drohenden Mehrkosten abwehren können. Schon der richtige Workshop kann Wunder wirken, um versteckte Einsparpotenziale zu entdecken, entsprechende Maßnahmen konkret zu planen und die Kostensensibilität im Team zu steigern. Valuedesk bietet einen solchen Hebel-Workshop jetzt als separaten Service an!

Alle zwölf Monate „überrascht“ sie Unternehmen: die Planung fürs Folgejahr. Besonderes Augenmerk liegt neben Budgetplanungen auf der in diesem Kontext nicht unwesentlichen Frage der Kostenstrukturen. Optimierungen (lies: Einsparungen) sind obligatorisch – aber wie viel lässt sich bewerkstelligen? Wo liegt die Grenze zwischen ambitionierten und unrealistischen Werten?

Im deutschen Mittelstand sind praxistaugliche Jahresplanungen jetzt besonders wichtig. Es bestehen viele Abhängigkeiten von Lieferanten und viele Risiken, während die Materialkosten – sowohl für Rohstoffe als auch für Hilfsstoffe und Betriebsstoffe – weiter steigen. Angesichts der zahlreichen Risikofaktoren zählt jeder Beitrag zur Planungssicherheit.

Hier gilt der Leitspruch: „Gut geplant ist halb gewonnen.“

Wie läuft die Jahresplanung im Normalfall?

In den meisten Unternehmen findet die Planung fürs Folgejahr am Ende des dritten oder am Anfang des vierten Quartals statt. Zentrales Thema sind die Kosten: Die Materialeinzelkosten und Materialgemeinkosten werden aufgelistet, Materialintensitäten und Materialaufwandsquoten berechnet, Lieferketten und Verbrauchsfolgeverfahren analysiert.

Eine gute Kostenplanung ist die Grundlage für eine gute Budgetierung und ein Prozess, dessen Wichtigkeit man nicht unterschätzen darf. Dementsprechend ressourcenaufwändig gestaltet sich das Unterfangen: Zwischen August und November werden in vier bis acht hektischen Wochen viele Excel-Tabellen erstellt, viele Formeln konstruiert und viele Abstimmungen anberaumt, um am Ende mehr oder weniger plausible Zahlen präsentieren zu können.

Den von den Mitarbeitern im Eiltempo, aber doch sorgsam berechneten potenziellen Mehrkosten und Einsparpotenzialen steht am Ende allerdings die Vision der Geschäftsführung gegenüber. Es kommt vor, dass nach wochenlanger Kalkulation nicht die Ergebnisse der Abteilung, sondern die Vorgaben „von oben“ zum Maß der Dinge erklärt werden.

Und es kommt vor, dass diese – aus Unkenntnis bestimmter Variablen oder im Versuch, die Mitarbeiter anzuspornen – über das Machbare hinausgehen.

Die Zielwerte: meist unpräzise, oft unrealistisch

Auch wenn die Disziplin gegeben ist, die „Vorsätze“ im neuen Jahr einzuhalten: die Zielwerte sind Schätzungen. Der Praxisbezug – das heißt: eine überzeugende Antwort auf die Frage, wie diese Kostensenkungen erreicht werden sollen – fehlt. Die Abschätzung von Mehrkosten und die Planung von Einsparmaßnahmen bleiben abstrakt und unpräzise, und genau darin besteht der Grund für unrealistische Erwartungen und verfehlte Ziele.

Eine Jahresplanung ohne die Verankerung der Einsparziele in konkreten Maßnahmen ist also wenig aussagekräftig – und keine effiziente Nutzung Ihrer Ressourcen, schon gar nicht, wenn es sich um die Arbeitszeit von Führungskräften handelt. Nehmen Sie sich deshalb unbedingt die Zeit, Ihre Jahresplanung zu konkretisieren.

Wie Sie die Jahresplanung absichern

Eine konkretere Jahresplanung, das klingt sinnvoll. Aber wie kann das gelingen? Worin besteht die richtige Herangehensweise?

Es ist viel einfacher, als Sie denken. Erfolgreiche Unternehmen gehen nach der Planung nur einen Schritt weiter: Sie sichern ihre Jahresplanung ab. Wenn mindestens 80 Prozent der erwarteten Einsparungen auf tatsächlich geplanten Maßnahmen mit konkreten Potenzialwerten basieren, lässt sich von einer fundierten Prognose sprechen.

Noch besser ist es, mehr als 100 Prozent der geplanten Einsparungen in Form von Maßnahmen abzubilden.

Da nicht jede Maßnahme, die man plant, auch erfolgreich umgesetzt wird, empfiehlt es sich, einen möglichst großen Puffer mit einzukalkulieren, das heißt: den Savings Funnel gut zu füllen.

Im Allgemeinen kann man eine Umsetzungsrate von 20 Prozent annehmen, das heißt, jede 5. Idee wird erfolgreich umgesetzt. Dementsprechend wäre es rechnerisch sinnvoll, 500 Prozent der Einsparungen, die im nächsten Jahr erreicht werden soll, über die Potenziale von Maßnahmen abzudecken.

Den Überblick behalten mit dem richtigen Tool

Um einer so großen Zahl von Maßnahmen Herr zu werden, benötigen Sie geeignetes digitales Tool – ein Value Management System, das Ihnen hilft, Maßnahmen zu erfassen und zu tracken.

Die Vorteile eines Value Management Systems gegenüber generischen Tools liegen auf der Hand:

• Ein gutes VMS wurde nicht nur speziell für den Anwendungsbereich Einsparmaßnahmen, sondern auch für die Nutzung im Team entwickelt. Die wichtigsten Funktionen sind für jeden Nutzer einfach zu finden und anzuwenden, während Fachabteilungen die Möglichkeit haben, beispielsweise detaillierte Berechnungen direkt im System abzubilden.
• Alle Maßnahmen werden mitsamt der einzelnen Aufgaben und der dazugehörigen, oft abteilungsübergreifenden Kommunikation in einem zentralen System abgebildet. Dadurch wird jeder Schritt automatisch digital dokumentiert.
• Alle Daten sind immer valide, und die entscheidenden Kennzahlen können in Echtzeit visualisiert werden. Es ist nicht notwendig, Daten aus anderen Abteilungen anzufragen, Excel-Tabellen abzugleichen und zusammenzufügen oder aussagekräftige Diagramme zu konzipieren und zu gestalten.

War das VMS bereits einige Zeit im Einsatz, kommt ein vierter, sehr wichtiger Vorteil hinzu: Eine statistische Auswertung der digitalen Dokumentation hilft dem Unternehmen, nicht nur in der taktischen Mittelfristplanung („MIFRI“), sondern auch in der strategischen Planung angemessene Ziele zu setzen, die sich an den Erfolgen der Vergangenheit orientieren und auf einer validen Grundlage beruhen.

Mit den Auswertungen der VMS-Ergebnisse ermittelt die Geschäftsführung realistische Zielwerte für Einsparungen, die das mittlere Management in erfahrungsgemäß geeigneten Maßnahmen verankert.

Die Software-und-Service-Lösung von Valuedesk

Valuedesk bietet ein Value Management System als Spezialsoftware für die Planung und Umsetzung von Einsparmaßnahmen im Team. Mit dem Valuedesk VMS erfassen Mitarbeiter ihre Optimierungsideen mittels Template, setzen Maßnahmen schrittweise um, sehen eine Visualisierung Ihrer Fortschritte und werten Erfolge in einem Klick aus.

Das VMS von Valuedesk verbindet spezielle Funktionen, die im Kontext von Optimierungs- und insbesondere Einsparmaßnahmen nützlich sind, mit einer intuitiv zu bedienenden State-of-the-Art-Benutzeroberfläche. Jeder in Ihrem Unternehmen kann auf diese Weise gemäß seinem fachlichen Know-how einen wertvollen Beitrag leisten, und das jeden Tag.

Falls Sie bereits Ansätze des Lean Managements oder des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) nutzen, um täglich besser zu werden, lassen sich diese perfekt mit dem VMS abbilden und noch konsequenter umsetzen.

Methoden-Explorer: Inspiration und Best-Practice-Prozesse bei der Umsetzung

Der integrierte Methoden-Explorer ist besonders nützlich, wenn Sie, wie in der Phase der Jahresplanung, viele Ideen in kurzer Zeit generieren müssen. Beim Methoden-Explorer handelt es sich um eine Suchmaschine, die zu einem Keyword alle Methoden auflistet, die damit in Zusammenhang stehen, und nicht nur als Inspirationsquelle dient, sondern zu häufig verwendeten Methoden eine Best-Practice-Abfolge von To-dos („Aktivitäten“) beinhaltet. So lassen sich viele Maßnahmen auch ohne tiefes Know-how erfolgreich umsetzen.

Ihr persönlicher Ansprechpartner

Zusätzlich zur Software bietet Valuedesk einen umfassenden Service. Ein persönlicher Ansprechpartner – der „Operator“ – unterstützt Sie bei der Entwicklung Ihrer Savings-Strategie, der Einführung des Systems und der Schulung Ihrer Mitarbeiter. Er wertet für Sie Ihre Fortschritte und Erfolge noch detaillierter aus und gibt Ihnen konkrete, datenbasierte Handlungsempfehlungen.

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Savings-Datenbank: Die richtigen Maßnahmen für Ihren Erfolg

Diese Handlungsempfehlungen basieren auf unserer langjährigen Erfahrung sowie – noch wichtiger – den Daten von über 20.000 Maßnahmen, die im Valuedesk VMS umgesetzt wurden. Mit Hilfe dieser (buchstäblich) wertvollen Informationen ermitteln wir für Sie die Top-Maßnahmen, mit denen vergleichbare Unternehmen ihre größten Erfolge erzielt haben, und helfen Ihnen, mit dem geringsten Ressourceneinsatz die höchsten Einsparungen zu erzielen.

Hebel-Workshops: Der Savings-Schnellstart von Valuedesk

Besonders effektiv sind die ebenfalls vom Operator durchgeführten Hebel-Workshops. Dabei handelt es sich um Teamveranstaltungen – persönlich vor Ort oder digital –, bei denen es darum geht, drohende Mehrkosten zu identifizieren, Einsparpotenziale zu entdecken und entsprechende Maßnahmen mit klar definierten Aufgaben und Verantwortlichkeiten ins Value Management System einzutragen. Die Maßnahmen sind also so gut vorbereitet, dass sie anschließend sofort in Angriff genommen werden können. Der Workshop dient jedoch nicht nur dazu, Maßnahmen zu generieren, sondern steigert auch die Kostensensibilität, die Kreativität beim Aufspüren von Potenzialen und das Engagement der involvierten Mitarbeiter.

Ein Valuedesk Hebel-Workshop stellt dadurch eine Art „Boost“ auf dem Weg zur erfolgreichen Abwehr von Mehrkosten und zu erfolgreich umgesetzten Einsparmaßnahmen dar. Mehr zu Hebel-Workshops erfahren Sie auch in diesem Artikel über Mehrkosten und effektive Gegenmaßnahmen.

So machen es vorausschauende Unternehmen

Die Anzahl der Einsparmaßnahmen ist nur einer der wichtigen Faktoren. Der andere sind die Ressourcen. In der Phase des Jahresplanung benötigen Sie eine große Anzahl von Einsparmaßnahmen, doch für die Implementierung einer neuen, von ganzen Teams genutzten Softwarelösung stehen ja gerade zu dieser Zeit in vielen Unternehmen nicht die notwendigen Ressourcen zur Verfügung.

Wie lässt sich das Problem lösen?

Jetzt Valuedesk Hebel-Workshop buchen!

Ziel von Valuedesk ist es, Unternehmen zu transformieren. Wir wollen die Resilienz von Mittelständlern und die Partizipation der Mitarbeiter steigern. Es ist aus unserer Sicht nur konsequent, dafür zu sorgen, dass Jahresplanungen in dieser kritischen Zeit gelingen und dass das gesamte Team zu diesem Erfolg beiträgt.

Deshalb haben wir uns dazu entschlossen, Hebel-Workshops in diesem Jahr auch als separaten Service anzubieten. Wir wollen Unternehmen dabei unterstützen, die richtigen Einsparungen als Gegenmaßnahmen zu den drohenden Mehrkosten 2022 zu identifizieren, um die Prognosen der Jahresplanung daran auszurichten.

Innerhalb von nur 6 Stunden entwickeln wir gemeinsam mit Ihrem Team bis zu 50 Einsparmaßnahmen, die zu Ihrem Unternehmen und Ihrer Situation passen. Die Teilnehmer berechnen für diese Maßnahmen zudem die Einsparpotenziale, sodass Sie diese als Grundlage für Ihre Jahresplanung verwenden können. Auf diese Weise sind Sie nicht auf bloße Schätzungen angewiesen, sondern treffen fundierte Prognosen hinsichtlich der Optimierungen im nächsten Jahr.

Zusätzlich dazu erhalten Sie die Valuedesk Methodenwand. Dieses ca. 3 mal 2 Meter große mobile Aufstellelement beinhaltet eine Übersicht bewährter Optimierungsmethoden aus den Bereichen: Markt, Menge, Preis, Vertrag, Produkt, Prozess, Make or buy und Nachhaltigkeit.

Die Methodenwand fasst einen großen Teil des Know-hows zusammen, den andere Unternehmen über Beraterleistungen erst erwerben müssen. Sie liefert Inspiration für Optimierungsprozesse im Unternehmen, die nachweislich funktionieren.

Mehr zum limitierten Angebot erhalten Sie auf einem anschaulichen Onepager hier.

Melden Sie sich bei uns!

Sie wollen sich vom Wettbewerb absetzen und Ihre Jahresplanung revolutionieren? Lassen Sie uns unverbindlich sprechen. Gern stellen wir Ihnen den Ablauf und die Inhalte unserer Hebel-Workshops im Detail vor.

Ihr Ansprechpartner:

Janosch Redeker
Value & Operations Engineer
janosch.redeker@valuedesk.de
+49 151 46524065