Benchmarking

Um erfolgreich zu werden und zu bleiben, lohnt sich der Blick auf die „Klassenbesten“: Durch den regelmäßigen Vergleich der eigenen Strukturen, Prozesse und Angebote mit denen hochperformanter Unternehmen lassen sich Optimierungspotenziale identifizieren und geeignete Maßnahmen definieren, um zu Wettbewerbern aufzuschließen oder die eigenen Vorteile auszubauen.

In diesem Blogartikel stellen wir ausführlich, aber leicht verständlich dar, was genau unter Benchmarking als Methode für den Unternehmensvergleich zu verstehen ist und wie ein Benchmarking durchgeführt wird. Anschließend erfahren Sie, wie Xerox und die deutsche Wasserwirtschaft mit Benchmarking beachtliche Erfolge erzielt haben bzw. regelmäßig erzielen. Zudem erhalten Sie von uns eine praktische Schritt-für-Schritt-Anleitung und wertvolle Tipps für Ihr eigenes Benchmarking.

Benchmarking einfach erklärt

Der Vergleich mit erfolgreichen Unternehmen erscheint zunächst einmal als eine der intuitivsten Maßnahmen, wenn man sich die Frage stellt, durch welche Veränderungen man das eigene Unternehmen verbessern kann. Wie in vielen anderen Bereichen, haben sich jedoch auch hier bestimmte Definitionen, Kategorisierungen und Standardisierungen durchgesetzt, die wir im Folgenden beleuchten werden.

Was bedeutet „Benchmarking”?

Der Begriff Benchmarking lässt sich auf verschiedene Weise übersetzen und bedeutet „Vergleichsgröße” oder „Bezugswert”. Ursprünglich stammt das Wort aus der Vermessung, wo es in Stein gemeißelte Markierungen bezeichnete, die als Orientierung für Konstruktionen dienten. „Bench” heißt es, weil Winkeleisen in die Markierungen eingesetzt wurden, die eine Art "Bank" für sogenannte Nivellierlatten bildeten.

Was genau ist Benchmarking im Unternehmenskontext?

In Deutschland wird anstelle des englischen Begriffs häufig vom „Leistungsvergleich” gesprochen, was die Bedeutung sehr gut trifft.

Die Benchmarks, also die „Vergleichsgrößen” oder „Bezugswerte”, sind in unserem Kontext Kennzahlen (KPIs), die im Zuge des Vergleichs mit einem oder mehreren anderen Unternehmen erhoben und mit den eigenen Kennzahlen verglichen werden. Durch das Benchmarken finden Unternehmen heraus, ob das Vergleichsunternehmen eine bessere Lösung für ein bestimmtes Problem hat, und falls ja, wie viel höher die Performance in diesem Bereich liegt. 

Im Idealfall orientiert man sich am jeweiligen Best Practice, also der bestmöglichen Variante.

Besteht eine hinreichend große Differenz zwischen der fremden und der eigenen Performance, lohnt es sich, den fremden Ansatz nach eingehender Analyse zu adaptieren. Benchmarking kann zum Ausbau von Stärken eingesetzt werden, eignet sich jedoch auch zur Minderung von Schwächen. Eine SWOT-Analyse („Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats”) stellt eine gute Basis dar, um mögliche Benchmarking-Objekte zu identifizieren.

Im Idealfall vergleichen Sie sich im Rahmen eines Benchmarking-Projekts, wie gesagt, mit dem Unternehmen, das in einem bestimmten Bereich als das beste gilt. Der Vergleich mit Platz 1 gestaltet sich allerdings oft schwierig, weil die Unternehmen zu groß und/oder im Ausland angesiedelt sind, sodass kein Interesse an einer Zusammenarbeit besteht oder Sprachbarrieren die Kommunikation erschweren. Wenn sich auch aus öffentlichen Quellen nicht genügend Daten beziehen lassen, versuchen Sie es mit einem anderen Unternehmen. Identifizieren Sie hierbei die nächstbeste(!) Alternative: Je größer die Leistungsdifferenz, desto mehr Potenzial für Verbesserungen ergibt sich schließlich aus der Analyse.

Benchmarking vs. Wettbewerbsanalyse: Was ist der Unterschied?

Nicht zu verwechseln ist Benchmarking mit der Wettbewerbsanalyse. Bei Letzterer sehen Sie sich zwar ebenfalls an, was Ihre Wettbewerber tun, jedoch mit einem anderen Ziel.

Während Sie bei der gewöhnlichen Wettbewerbsanalyse eine Reihe von Wettbewerbern analysieren, egal, wie erfolgreich diese sind, betrachten Sie beim Benchmarking idealerweise nur den Wettbewerber, der in einer bestimmten Disziplin der Beste ist. Bei der Wettbewerbsanalyse betrachten Sie alle Ihre Wettbewerber, um einen Überblick zu gewinnen und sich gegebenenfalls inspirieren zu lassen, welche Maßnahmen auch Sie ausprobieren könnten. Beim Benchmarking hingegen sind der Untersuchungsgegenstand und das Ziel von Anfang an klar festgelegt, nämlich die eigene Verbesserung in genau diesem Bereich.

Wie verbreitet ist Benchmarking?

Knapp zwei Drittel der deutschen Unternehmen haben laut Studie bereits ein Benchmarking durchgeführt, 48 % dieser Unternehmen mehrfach. 40 % der Befragten nehmen dabei die Produktion unter die Lupe. Besonders zufrieden ist man jedoch mit den Ergebnissen des Benchmarkings der Produkte selbst.

Welche Arten von Benchmarking gibt es?

Benchmarking-Projekte lassen sich zunächst einmal in zwei Hauptkategorien einteilen:

Internes Benchmarking

Beim internen Benchmarking beschränken Sie sich aufs eigene Unternehmen. Sie vergleichen Abteilungen, Standorte oder Unternehmen des Konzernverbunds miteinander und versuchen, die jeweils besten Ansätze auf andere Abteilungen, Standorte und/oder Verbundsunternehmen auszuweiten.

Ein internes Benchmarking ist vergleichsweise einfach umzusetzen, liefert jedoch in den meisten Fällen weniger nützliche Erkenntnisse als der Vergleich mit fremden Unternehmen. Im Folgenden geht es deshalb vor allem um … 

Externes Benchmarking

Beim externen Benchmarking nehmen Sie, wie der Name vermuten lässt, fremde Unternehmen unter die Lupe. Dabei kann es sich sowohl um Wettbewerber handeln, die branchenspezifische Herausforderungen besser bewältigen als Sie (Wettbewerbs-Benchmarking), als auch um branchenfremde Unternehmen, die ungeachtet ihres jeweiligen Angebots Probleme gelöst haben, die mit den Problemen Ihres Unternehmens vergleichbar sind. Diese Art von Benchmarking bezeichnet man als funktionales Benchmarking oder, wenn es sich um Betriebsabläufe handelt, die es in praktisch jedem Unternehmen gibt, als generisches Benchmarking.

Der Vergleich mit der direkten Konkurrenz ist naheliegend und oft die beste Wahl, doch auch das Benchmarking mit branchenfremden Unternehmen kann zu interessanten Learnings führen. Gerade wenn es um Randthemen Ihres Unternehmens geht, die in anderen Unternehmen hingegen im Fokus des Geschäfts stehen, sind die fremden Lösungen oft um einiges ausgereifter als die eigenen. Zudem wird die Bereitschaft eines Nicht-Konkurrenten, an Ihrem Benchmarking-Projekt teilzunehmen, deutlich höher sein. Dass sich dieser “Blick über den Tellerrand” auszahlen kann, zeigen wir Ihnen später am beeindruckenden Beispiel von Xerox.

Vergleichen Sie sich mit einem anderen Unternehmen, spricht man übrigens vom bilateralen, bei mehreren Unternehmen von multilateralem Benchmarking.

Was sind mögliche Benchmarking-Objekte?

Welche Benchmarking-Objekte geeignet sind, hängt natürlich von vielen Faktoren ab, sodass sich leider keine Top 10 der Benchmarking-Objekte zusammenstellen lässt.

Kandidaten für Untersuchungsobjekte beim Benchmarking sind aber beispielsweise:

• Strategie: Das Fundament allen unternehmerischen Handelns ist eine Strategie, die mehr oder weniger ausgefeilt und mehr oder weniger erfolgreich sein kann. Das Strategie-Benchmarking geht der Frage nach, ob bereits hier große Unterschiede zwischen Ihrem Unternehmen und dem Vergleichsunternehmen bestehen, die das Endergebnis stark beeinflussen.
• Strukturen: Manchmal genügt ein oberflächlicher Blick. Analysieren Sie den Aufbau des Vergleichsunternehmens, stellen Sie möglicherweise bereits signifikante Unterschiede fest, die eine Erklärung für Performanceunterschiede sein können.
• Prozesse: Für einige Manager sind Prozesse das A und O. Dementsprechend kann sich der Vergleich auch hier lohnen. Was macht das Vergleichsunternehmen schneller, fehlerfreier, günstiger? Wie werden die effiziente Abarbeitung, die niedrige Fehlerquote, die kostengünstige Beschaffung bewerkstelligt?
• Performance: Die Strategie, Strukturen und Prozesse sind vergleichbar, und dennoch liegen Sie im Vergleich zurück? Sehen Sie sich die Performance-Kennzahlen genauer an. Es könnte sich herausstellen, dass Maschinen, Tools oder Mitarbeiter der ausschlaggebende Grund sind.
• Produkte: Natürlich benchmarken Sie Ihre Produkte mit denen Ihrer Wettbewerber. Tun Sie es nun aber systematisch. Dabei beantworten Sie folgende Fragen: Verfügt das Konkurrenzprodukt über zusätzliche Funktionen, für die Kunden bereit sind, Geld auszugeben? Ist die Qualität der eingesetzten Komponenten höher? Ist das Sortiment des Wettbewerbers besser auf den Markt zugeschnitten?
• Herstellung: Bei funktional und qualitativ gleichwertigen Produkten stellt sich im nächsten Schritt die Frage, ob sich der Herstellungsprozess bei Ihnen optimieren lässt: Welche Stückzahlen werden beim Wettbewerber erreicht? Wie viele Maschinen und Mitarbeiter werden eingesetzt? Wie hoch ist der Ausschuss?
• Logistik: Spart Ihr Wettbewerber bei den Lagerkosten oder beim Versand? Lassen sich Ihre Kosten reduzieren, wenn Sie ähnlich lagern und liefern? Die Methoden des Lean Managements bieten Ansätze, um in diesen Bereichen schlanker, das heißt: effizienter zu werden. Informieren Sie sich über dieses Thema, um die Strukturen und Prozesse des Wettbewerbers gegebenenfalls richtig einordnen zu können.
• Services: Stellt der Wettbewerber bessere oder zusätzliche Services zur Verfügung, die Kunden schätzen? Können Sie ähnliche Services konzipieren – oder vielleicht sogar noch einen Schritt weitergehen, um dem Kunden besondere Mehrwerte zu bieten?

Entscheiden Sie sich für einen dieser Aspekte und fokussieren Sie sich allein darauf. Der Vergleich zweier Unternehmen in Gänze ist nicht üblich. Ein solches Projekt wäre zu komplex, um innerhalb eines angemessenen Zeitraums brauchbare, das heißt: praktisch umsetzbare Ergebnisse zu liefern.

Wann führt man ein Benchmarking durch?

Der ideale Zeitpunkt für ein Benchmarking ist immer: jetzt. In jedem Unternehmen gibt es zu jeder Zeit bestimmte Bereiche, die optimierungswürdig sind und bei denen sich die Analyse anderer Unternehmen auszahlt. Deshalb sollte Benchmarking kein einmaliges Projekt sein, sondern regelmäßig durchgeführt werden. 

Die Geschwindigkeit, mit der Unternehmen besser werden oder hochperformante Herausforderer auf den Markt treten, sorgt zudem dafür, dass Benchmarking-Ergebnisse innerhalb kürzester Zeit veralten. So kann auch die Wiederholung des „gleichen” Benchmarkings ein Jahr später zu bahnbrechenden neuen Erkenntnissen führen.

Insbesondere Startups sind übrigens schnelle Innovatoren, die selbst große, gestandene Unternehmen schlagen. In einzelnen Bereichen können sie deshalb der ideale Benchmarking-Partner sein!

Wie oft Sie ein Benchmarking durchführen sollten, hängt ebenfalls von vielen Faktoren ab, etwa der Branche, dem Scope des Benchmarkings (betrachten Sie ganze Abteilungen oder spezifische Prozesse?) und der Dringlichkeit von Optimierungen. In der IT-Branche liegt die Frequenz regulärer Benchmarks zwischen einem und drei Jahren. 

In jedem Fall ist es der Akzeptanz innerhalb Ihres Unternehmens – und damit der Umsetzbarkeit – zuträglich, wenn es sich beim Benchmarking um ein wiederkehrendes Ereignis handelt, das nicht bei jedem Projekt neu diskutiert und abgesegnet werden muss.

Was hat Benchmarking mit dem PDCA-Zyklus zu tun?

Der PDCA-Zyklus, ein wichtiges Instrument des bereits erwähnten Lean Managements, besteht aus den vier Schritten:

• Plan,
• Do,
• Check,
• Act

… und lässt sich leicht mit einem regelmäßigen Benchmarking verbinden. Auch hier …

• planen Sie den Unternehmensvergleich, 
• führen ihn durch (Datenerhebung, Datenanalyse und Maßnahmenumsetzung), 
• überprüfen dann die Zielerreichung und 
• wiederholen den Prozess auf Basis des neuen Status quo.

Wenn Sie also bereits den PDCA-Zyklus in anderen Bereichen nutzen, können Sie Ihr Benchmarking-Projekt analog zu anderen PDCA-Projekten planen.

Benchmarking in der Praxis: Beispiele

Benchmarking wird in Unternehmen verschiedenster Branchen mit großem Erfolg eingesetzt. Wir stellen Ihnen bekannte Praxisbeispiele vor.

Die „Erfindung” des Benchmarkings bei Xerox

Das wohl bekannteste Beispiel für erfolgreiches Benchmarking ist Xerox, ein 1906 gegründetes Unternehmen, das man in gewisser Weise als Erfinder der Methode bezeichnen kann.

Nach beachtlichen Erfolgen zu Beginn der Unternehmensgeschichte, die Xerox beinahe das Monopol verschafften, geriet der Kopiererhersteller in den 70er-Jahren in ernsthafte Bedrängnis. Das lag vor allem an der Komplexität der Managementstrukturen sowie einer zunehmende Anzahl vor allem japanischer Wettbewerbern, die qualitativ vergleichbare oder höherwertige Geräte schneller und günstiger produzierten, jedoch lange von Xerox ignoriert wurden. Der Marktanteil fiel in dieser Zeit von 86 % auf 17 %.

Erst neue Methoden des Vergleichs mit Unternehmen verschiedener Branchen brachten Xerox erneut an die Weltspitze. Der Wiederaufstieg begann, nachdem David T. Kearns den CEO-Posten eingenommen hatte und feststellte, dass die Produktionskosten der japanischen Hersteller 50–60 % unter den eigenen lagen. Ein Programm mit dem Titel „Leadership through Quality” wurde ins Leben gerufen, das unter anderem Benchmarking-Prozesse beinhaltete. Dadurch fand Xerox unter anderem heraus, dass …

• sie im Vergleich zu den anderen Unternehmen doppelt so lange brauchten, um ein Produkt auf den Markt zu bringen,
• dabei fünfmal so viele Ingenieure beteiligt waren,
• viermal so viele Änderungen am Design vorgenommen wurden,
• (bemerkenswerterweise immerhin nur) dreimal so hohe Designkosten entstanden und
• 30mal(!) so viele defekte Komponenten verbaut wurden.

Durch das Benchmarking mit Unternehmen verschiedenster Branchen – zum Beispiel einem Versandhändler für Sportartikel, der im Lagermanagement ein effizientes Computerprogramm einsetzte, American Express, Hewlett-Packard und Toyota – gelang es Xerox, nicht nur an die früheren Erfolge anzuknüpfen, sondern sogar neue Rekorde aufzustellen. So gewann das Unternehmen als einziges in der Geschichte sowohl den Deming Award als auch den Malcolm Baldridge National Quality Award und den European Quality Award.

(Mehr zur Benchmarking-Story von Xerox lesen Sie bei Interesse hier.)

Regelmäßiges Benchmarking der deutschen Wasserwirtschaft

Ein weiteres prominentes Beispiel für erfolgreiche Unternehmensvergleiche sind die systematischen und erfolgreichen Benchmarking-Bemühungen der deutschen Wasserwirtschaft (Trinkwasser und Abwasser). Seit vielen Jahren schon fördert der DVGW (Deutscher Verein des Gas- und Wasserfaches) die Teilnahme dieser Unternehmen an Benchmarkings. Dazu wurde ein einheitliches Kennzahlensystem entwickelt, das die Bereiche Kundenservice, Nachhaltigkeit, Qualität, Sicherheit und Wirtschaftlichkeit umfasst. Die Ergebnisse werden regelmäßig im Branchenbild der deutschen Wasserwirtschaft veröffentlicht. 

98 Prozent der Unternehmen gaben 2022 in einer Sondererhebung des BDEW (Bundesverband der Energie- und Wasserwirtschaft) an, aus diesen Betriebsvergleichen Vorteile zu ziehen. Verbesserungen sahen die Teilnehmer vor allem in den folgenden Bereichen (in Prozent der Anteil der befragten Unternehmen, die zustimmten):

• Kundenservice: 22 %
• Qualität: 18 %
• Nachhaltigkeit: 23 %
• Sicherheit: 13 %
• Wirtschaftlichkeit: 41 %

Damit ist Benchmarking in dieser Branche vor allem eine Methode, um sich finanziell besser aufzustellen. Die Wichtigkeit des Faktors Nachhaltigkeit wird jedoch in den kommenden Jahren zunehmen, sodass auch für das Benchmarking unter diesen Aspekten eine höhere Relevanz und Erfolgsquote zu erwarten ist.

Hilfe vom Experten: Benchmarking-Zentren

Auch gut zu wissen: Seit den 90er Jahren gibt es Benchmarking-Zentren, die Unternehmen bei der Durchführung von Benchmarking-Projekten unterstützen. Das erste war das Informationszentrum Benchmarking (IZB) des Fraunhofer Instituts für Produktionsanlagen und Konstruktionstechnik (IPK). Weitere bekannte Zentren sind Deutsche Benchmarking Zentrum oder das Benchmarking Center Europe.

Gerade für die ersten Benchmarking-Projekte eines Unternehmens kann es von Vorteil sein, einen Experten an Bord zu holen.

Vorteile und Nachteile des Benchmarkings

Benchmarking scheint also für viele Unternehmen wunderbar zu funktionieren und zu beeindruckenden Ergebnissen zu führen. Wir fassen die Vorteile noch einmal zusammen – stellen ihnen jedoch auch die Nachteile gegenüber.

Darum lohnt es sich: Die Vorteile des Benchmarkings

Für das Benchmarking spricht Folgendes:

• Sie lernen die Tricks der Besten, ohne zuvor die gleichen Fehler machen zu müssen
• Sie können sich durch die Analyse branchenfremder Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil durch unkonventionelle Ansätze verschaffen
• Veränderungen erhalten eine größere Akzeptanz in Ihrer Belegschaft, wenn der Erfolg an einem konkreten Beispiel – dem Benchmarking-Partner – gezeigt werden kann
• Sie schaffen eine Lern- und Optimierungskultur, wenn Sie Benchmarking als regelmäßiges Projekt durchführen

Das sollten Sie beachten: Die Nachteile des Benchmarkings

Bevor Sie Ihr eigenes Benchmarking-Projekt starten, sollten wir rasch die Nachteile beleuchten, als da wären:

• Sie müssen sich Ihren Schwächen stellen
• Benchmarking ist ressourcen- und zeitaufwändig
• Die Informationen, die Sie benötigen, können schwer zu beschaffen sein
• Sie müssen unter Umständen eigene Geheimnisse preisgeben im Austausch gegen wertvolle Informationen Ihres Benchmarking-Partners
• Es besteht die Gefahr, dass Sie nur noch kopieren, statt eigene Ideen zu entwickeln

Nicht umsonst aber erfreut sich das Benchmarking in den USA und seit geraumer Zeit auch in Deutschland immer größerer Beliebtheit. 

Denn alles in allem überwiegen die zu erwartenden Verbesserungen Ihrer Performance die Bedenken hinsichtlich des Aufwands, sodass wir eine klare Empfehlung für regelmäßige Benchmarkings aussprechen.

Anleitung: Wie führt man ein Benchmarking durch?

Es gibt unterschiedliche Ansätze für Benchmarking-Projekte, die sich bewährt haben. Wir stellen Ihnen einen intuitiven Ablauf in 5 Schritten vor (oder 6 Schritten, je nach Betrachtungsweise).

Schritt 0: Grünes Licht

Bevor Sie damit beginnen, ein Benchmarking zu planen, sollten Sie wie bei allen wichtigen Projekten das Backing des Top-Managements sicherstellen. Nicht nur aufgrund des Zeitaufwands der Planung und der Erhebung ist dieser Schritt unumgänglich. Die frühzeitige Einbindung sowie der Segen des Top-Managements sorgen dafür, dass Maßnahmen, die Sie später aus den erhobenen Daten ableiten, konsequent umgesetzt werden können und die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stehen.

Schritt 1: Planung

Nun beginnt die eigentliche Organisation. Definieren und planen Sie Ihr Benchmarking und beantworten Sie dabei folgende Fragen:

• Welche Art von Benchmarking will ich durchführen?
• Was sind die Vergleichsobjekte?
• Welche Daten muss ich erheben?
• Was sind geeignete Kennzahlen?
• Welche Mitarbeiter bilden das Benchmarking-Team?
• Welche Unternehmen eignen sich als Benchmarking-Partner?
• Wie sieht der Zeitplan aus?

Nehmen Sie sich hinsichtlich der zu erhebenden Daten nicht zu viel vor, sondern beschränken Sie sich auf das Wesentliche. Die Auswertung der Daten und die Ableitung von Maßnahmen sollten zu gegebener Zeit problemlos durchführbar sein.

Achten Sie darauf, dass Ihr Benchmarking-Team aus den dafür am besten geeigneten Mitarbeitern besteht. Idealerweise stellen Sie ein crossfunktionales Team zusammen, dessen Mitglieder bestimmte Rollen einnehmen, die zu den Persönlichkeiten und Fähigkeiten passen. Legen Sie beispielsweise einen Organisator und einen Ansprechpartner für das oder die Partnerunternehmen fest und involvieren Sie, je nach Umfang des Projekts, einen oder mehrere Datenanalysten. Das Benchmarking-Team sollte nicht zu groß werden, damit die Koordination möglichst einfach und ein gewisses Tempo gewährleistet bleibt.

Bei der Wahl des Benchmarking-Partners ist darauf zu achten, dass die Strukturen und Prozesse mit Ihren vergleichbar und – ganz wichtig – in mindestens einem Aspekt deutlich besser sind. Wenn Sie keine Unternehmen kennen, die diese Kriterien erfüllen, konsultieren Sie – neben Google – Mitarbeiter des betreffenden Bereichs sowie Geschäftskontakte mit entsprechendem Hintergrund.

Außerdem wichtig ist die zügige Umsetzung des Benchmarking-Projekts. Die Marktbedingungen ändern sich schnell und mit Ihnen die Strukturen und Prozesse erfolgreicher Unternehmen. Damit die Veränderungen, die Sie auf Basis Ihres Benchmarkings bewirken, zu diesem Zeitpunkt nicht bereits veraltet sind, sollte das Projekt mit hoher Priorität durchgeführt werden. 

Achten Sie vor allem darauf, dass es nicht zum Scope Creep kommt, bei dem nach und nach der Umfang des Projekts erweitert wird, “wo man schon mal dabei ist”. Legen Sie einen Backlog an und sammeln Sie dort alle Ideen, die nicht Teil des ursprünglichen Plans waren, für das nächste Benchmarking.

Wie lange genau ein Benchmarking dauern sollte, ist – wie die optimale Frequenz – abhängig von vielen Variablen. Wichtig sind deshalb zwei Dinge:

1. dass Sie sich nach bestem Wissen ambitionierte, aber realistische Ziele in Form von Meilensteinen setzen und dass Sie
2. nach dem Benchmarking den Ablauf reflektieren, um gegebenenfalls die zunächst auf Schätzungen basierenden Ziele gemäß Ihren praktischen Erfahrungen anzupassen.

Planen Sie den zweiten Punkt gleich zu Beginn fest in Ihr Benchmarking-Projekt ein!

Schritt 2: Datenerhebung

Im zweiten Schritt erheben Sie die notwendigen Daten, bereinigen diese und bereiten Sie in geeigneter Form auf.

Zunächst einmal sollten Sie dazu Ihre eigene Situation dokumentieren und die eigenen Werte für die Kennzahlen ermitteln, die Sie im Vergleichsunternehmen interessieren. Nehmen Sie sich Zeit für die Analyse. Geben Sie sich nicht mit Schätzwerten zufrieden, sondern ermitteln Sie möglichst präzise Zahlen.

Die Daten des Vergleichsunternehmens oder der Vergleichsunternehmen, die Sie anschließend erheben, lassen sich in zwei Kategorien zusammenfassen:

Sekundärdaten erheben

Sekundärdaten sind Daten, auf die Sie auch ohne die Hilfe des Unternehmens, mit dem Sie sich vergleichen möchten, Zugriff haben. Darunter fallen:

• Veröffentlichungen des Unternehmens, z. B. Nutzerzahlen oder Bilanzen
• Vorträge von Mitarbeitern des Unternehmens, z. B. auf Konferenzen
• Medienberichte, z. B. Artikel in Magazinen
• Daten von Wirtschaftsinstituten, z. B. DIW oder ifo
• Daten aus wissenschaftlichen Studien
• Daten aus Case Studies

Versuchen Sie zunächst, möglichst viele Sekundärdaten zu sammeln.

Primärdaten erheben

Nun erst nehmen Sie Kontakt zum gewünschten Benchmarking-Partner auf, um Primärdaten zu erheben. Das könnte beispielsweise wie folgt vonstattengehen:

1. (Idealerweise telefonische) Kontaktaufnahme zur Vorstellung Ihres Anliegens und zur Abfrage der Bereitschaft zur Zusammenarbeit
2. Bei Erfolg Übersendung eines Fragebogens oder Formulars zur Erhebung erster Kennzahlen
3. Gegenseitiger Besuch und Gespräche mit Mitarbeitern relevanter Abteilungen, um Detailinformationen zu erhalten und die Unternehmenskultur kennenzulernen
4. Gemeinsame Veranstaltungen, z. B. Seminare oder Workshops, um sich ein umfassendes Bild vom Unternehmen und von den Abläufen zu machen, die für Sie von besonderem Interesse sind

Beachten Sie, dass es sich um eine Kooperation handelt, in der Geben und Nehmen sich die Waage halten sollten. Wenn Sie einige besonders wertvolle Informationen Ihres Benchmarking-Partners erhalten möchten, müssen Sie bereit sein, auch selbst mit offenen Karten zu spielen.

Zudem sollten Sie sich gleich zu Beginn die Zeit nehmen, die Kennzahlen, über die Sie sprechen, genau mit dem Partnerunternehmen abzustimmen. Hier kann es von Unternehmen zu Unternehmen große Unterschiede geben. Es könnte beispielsweise sein, dass Ihr Partnerunternehmen etwas anderes unter einem „Lead” versteht als Sie und die beeindruckenden Zahlen schlicht und ergreifend auf eine umfassendere Definition zurückzuführen sind. Für den Vergleich benötigen Sie also unbedingt eine gemeinsame Basis, die Sie schriftlich festhalten.

Damit das Benchmarking-Projekt wie geplant zügig durchgeführt wird, vereinbaren Sie mit Ihrem Benchmarking-Partner Fristen für bestimmte Meilensteine, zum Beispiel für den Abschluss jeder der hier aufgeführten Phasen.

Schritt 3: Datenanalyse

Sobald Sie genügend Daten erhoben haben – und, wie gesagt, nicht mehr! –, führen Sie eine quantitative und qualitative Analyse durch. Identifizieren Sie dabei Verbesserungspotenziale im eigenen Unternehmen, indem Sie a) nach deutlichen Differenzen der Kennzahlen (den sogenannten Leistungs- oder Zielerreichungslücken) und b) im Rahmen der buchstäblichen Benchmarkanalyse nach Zusammenhängen zwischen den Kennzahlen und der Gesamtperformance des Vergleichsunternehmens suchen. Fragen Sie sich also: 

• Was macht mein Benchmarking-Partner anders als ich? 
• Ist diese andere Herangehensweise der Grund dafür, dass er so erfolgreich ist?
• Welche weiteren Faktoren könnten in diesem Zusammenhang relevant sein?

Die zweite und dritte Frage sind deshalb entscheidend, weil Sie Ihre Ressourcen nicht für Optimierungen aufwenden wollen, die am Ende keinen Unterschied machen. Sie müssen genau verstehen, wie das Vergleichsunternehmen funktioniert, um Kausalitäten und Korrelationen zwischen Strukturen, Prozessen und Kennzahlen richtig zu deuten.

Schritt 4: Maßnahmendefinition

Im nächsten Schritt erfolgt die Ableitung von Zielen und entsprechenden Maßnahmen auf Basis der identifizierten Verbesserungspotenziale. Diese müssen sich selbstverständlich in Übereinstimmung mit den eigenen Unternehmensstrukturen befinden. Dementsprechend gilt:

Kopieren Sie nicht die Methoden Ihres Benchmarking-Partners,
sondern adaptieren Sie diese!

Ja, das bedeutet leider auch, dass Sie unter Umständen nicht die gleichen Erfolge erzielen werden – gleichzeitig besteht jedoch eine Chance, sogar noch größere Erfolge zu erzielen, als es sich anhand der ermittelten KPIs des Partners erwarten ließe. Hieraus ergibt sich das Potenzial, nicht nur mit dem Wettbewerb gleichzuziehen, sondern ihn zu übertreffen, falls sich der fremdinspirierte Ansatz in Ihrem Hause als besonders effektiv erweist.

Schritt 5: Umsetzung und Evaluation

Sind die Maßnahmen definiert, die zur Optimierung Ihrer Prozesse und zur Verbesserung Ihrer Ergebnisse führen sollen, gilt es, diese konsequent umzusetzen. Viele Benchmarking-Projekte scheitern noch in dieser letzten Phase, denn je nach Unternehmenskultur kann Veränderung auf vehementen Widerstand oder Motivationslosigkeit stoßen. Auch wenn der Nutzen einer Maßnahme sich anhand von Kennzahlen deutlich zeigen lässt, müssen Sie bei der Implementierung mit Hürden rechnen. Unter Umständen kann diese letzte Phase 95 % der Herausforderung darstellen.

Lassen Sie also nicht nach, sondern bündeln Sie im Endspurt noch einmal alle Kräfte.

Sind die Maßnahmen schließlich umgesetzt, vergessen Sie nicht, die tatsächliche Wirkung zu ermitteln. 

Konnten die Ziele erreicht, vielleicht sogar übertroffen werden? Sehr gut – das ebnet den Weg, um regelmäßig Benchmarkings durchzuführen und noch erfolgreicher zu werden. 

Bleibt die Wirkung der Maßnahmen hinter den Erwartungen zurück? Analysieren Sie, woran es gelegen hat. Justieren Sie nach oder nehmen Sie auch in diesem Fall gleich das nächste Benchmarking-Projekt in Angriff, um eine alternative Lösung zu finden, die besser zu Ihrem Unternehmen passt.

Download: Benchmarking-Guide als PDF

Sie hätten gern eine Übersicht über das Thema Benchmarking mit einer praktischen Checkliste, auf was Sie bei der Umsetzung achten sollten? Laden Sie kostenfrei unseren 3-seitigen Guide herunter:

Besser und profitabler mit dem richtigen Tool

Der letzte Schritt des Benchmarking-Prozesses, die konsequente Umsetzung, wird hinsichtlich der notwendigen Disziplin gern unterschätzt. Damit Ihre Analysen nicht vergebens durchgeführt wurden und Ihre Maßnahmen nicht „im Sande verlaufen”, müssen Sie einen Plan entwickeln, wie die angestrebten Verbesserungen zeitnah realisiert werden. Valuedesk hilft Ihnen dabei.

Softwaregestützte Teamarbeit

Eine Software-Plattform kann Ihnen bei der Umsetzung von Maßnahmen als Fundament, als Kollaborationstool sowie als zentrale Informationsquelle dienen.

Letztendlich geht es beim Benchmarking oft um Kostenoptimierung und Einsparpotenziale. Laut Studie steht dieser Aspekt für 91 % der Unternehmen im Mittelpunkt. Auch Sie werden mit hoher Wahrscheinlichkeit feststellen, dass die Kosteneffizienz ein immer wieder auftauchender Faktor ist, der Ihre Performance von der Performance des „Klassenbesten” unterscheidet.

Perfekt organisiert mit dem Value Management System

Das Value Management System (VMS) von Valuedesk ist die ideale Lösung, um Projekte im Bereich der Kostenoptimierung zu managen, die jeweiligen Einsparpotenziale abzuschätzen und Finanzeffekte zu erzielen und auszuwerten. Wenn Ihr gesamtes Team im VMS Ideen sammelt, Maßnahmen umsetzt und Auswertungen durchführt, minimieren Sie den Abstimmungsaufwand und sorgen für ein gemeinsames Verständnis von Aufgaben und Deadlines.

Nicht nur das Benchmarking-Team behält so leicht den Überblick über Ausgangsdaten, abgeleitete Maßnahmen und zu erwartende Erfolge. Auch der Rest des Unternehmens kann jederzeit sehen, welche Maßnahmen sich in welchem Status befinden, welche Potenziale ausgeschöpft wurden und werden – und zwar in konkreten Euro-Beträgen – und wo Maßnahmen-Verantwortliche Unterstützung benötigen.

Mit dem standardisierten Prozess und dem integrierten, klar definierten KPI-Framework sprechen alle involvierten Abteilungen die gleiche Sprache, wenn es um Optimierungen und Kosteneffizienz geht. Insbesondere bei internen Benchmarking-Projekten vereinfachen Sie auf dieser gemeinsamen Basis die Datenerfassung und -analyse.

Alle Kommentare und Dateien werden direkt in der digitalen Maßnahmen-Kachel gesammelt. So finden Sie die relevanten Informationen schnell wieder, können Vorgänge nachvollziehen und später noch einmal nachschlagen, welche Herausforderungen wie bewältigt wurden. Anhand individualisierbarer Dashboards verfolgen Sie die Fortschritte in der Umsetzung.

Ihr persönlicher Ansprechpartner

Zusätzlich zur Software-Plattform bietet Valuedesk einen kontinuierlichen persönlichen Service. Ihr Ansprechpartner in unserem Hause kümmert sich um die Implementierung des VMS und ein schnelles, effektives Onboarding aller Mitarbeiter, stellt regelmäßig detaillierte Analysen zur Verfügung und gibt Handlungsempfehlungen, die auf Ihren eigenen sowie den Daten vergleichbarer Unternehmen basieren. 

Gern unterstützen wir Sie bei der konsequenten Bearbeitung der von Ihnen definierten Benchmarking-Maßnahmen im Value Management System. Wir arbeiten gemeinsam an Ihrem Erfolg – und daran, dass schon bald viele andere Unternehmen mit Benchmarking-Anfragen auf Sie zukommen.

Fazit

Warum das Rad neu erfinden? Ein gut geplantes und effektiv durchgeführtes Benchmarking ist die ideale Möglichkeit, durch die Orientierung an bewährten Vorgehensweisen – Best Practices – schnell und kostengünstig Lösungen für die größten Herausforderungen im eigenen Unternehmen zu finden. Nicht umsonst gewinnt das Thema derzeit auch in Deutschland an Popularität.

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Die aus dem Benchmarking-Projekt entstandenen Maßnahmen setzen Sie konsequent um, indem Sie sich anfangs das Commitment des Managements sichern und im Anschluss an Datenerhebung, Datenanalyse und Maßnahmendefinition ein geeignetes Tool verwenden, um den Überblick zu bewahren und die Bearbeitung der fälligen Aufgaben möglichst einfach zu gestalten.

Jetzt mehr erfahren!

Wie genau Ihnen das Value Management System (VMS) von Valuedesk sowie unsere Services helfen können, kontinuierlich besser zu werden, erläutern wir Ihnen gern in einem persönlichen Gespräch.

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